Rytterbesetning på lageret ditt er en av de mest utfordrende tingene med å drive en bedrift. Fra den operative siden av ting, vil du alltid vite hvor mye produkt som er tilgjengelig for salg, og når du skal få mer. Revisorene dine vil også trenge nøyaktige varebeholdninger, slik at de kan holde bøkene dine i orden og gi deg den informasjonen du trenger for å gjøre forretningsbeslutninger. I de fleste, men ikke alle tilfeller vil du sannsynligvis gjøre det gjennom et evigvarende lager system.
Periodisk Inventory System
Det er to måter å håndtere lagerstyring på. Den ene er gjennom det som kalles et periodisk lager system, noe som betyr at ved slutten av en gitt periode - en måned, et kvartal, et år eller hva som helst i din situasjon - lukker du dørene dine, og fysisk teller hva du har på lager. For regnskapsmessige formål, vil du kalle dette sluttregnskapet for perioden. Din tidligere beholdningstelling var startbeholdningen for denne perioden. Du legger til alle dine kjøp til startbeholdningen, trekker alt salget og i en ideell verden, vil resultatet se veldig ut som din sluttbeholdning. Selvfølgelig lever vi ikke i en ideell verden, og i praksis, jo lengre du går mellom lager, jo flere uoverensstemmelser vil krype inn. Under det periodiske beholdningssystemet er mengden av beholdning bare nøyaktig rett etter at den er talt, hvilken er et stort uleilighet.
Perpetual Inventory System
Det evigvarende beholdningssystemet krever mye mer oppsett, men når det er på plass, er det mye lettere å betjene. Hvert stykke lager du eier er inngått i datasystemet som det er kjøpt. Når det kommer ut av lager, når det er solgt eller brukt, blir det automatisk trukket fra lagerbeholdningen i datasystemet. Hvis forretningsmodellen din dreier seg om å vite hva du har og når du må bestille mer, som gjelder for omtrent alle virksomheter, kan du bruke den evigvarende lagermetoden mange fordeler.
Periodisk Versus Perpetual Inventory
Hvilken tilnærming du vil ta for å administrere varen din, avhenger av situasjonen din. Hvis du er fornøyd med å operere på en "mor og pop" basis, holder bedriften din liten og lagerbeholdningen lav, kan et periodisk varesystem være alt du trenger. Oppsettet er minimalt, og du kan telle lageret ditt så ofte du tror det er nødvendig. Hvis dine planer for din bedrift innebærer god vekst, vil du gjerne implementere den evigvarende varemetoden så tidlig som mulig, ideelt fra første dag.
Ulempen er at den evigvarende varemetoden er komplisert å sette opp, og krever en betydelig investering i datamaskiner, programvare og kompetanse. Hvis du kjører på et stramt budsjett, som ofte er tilfelle ved oppstart, kan den første investeringen være mer enn du komfortabelt kan administrere. Noen ganger må du avgjøre et lager- og regnskapssystem som gir grunnleggende evigvarestyring på kort sikt, men kan oppgraderes til et mer fullt utstyrt tilbud etter hvert som virksomheten din og omsetningen vokser.
Det er ikke perfekt
Hele poenget med et evigvarende lager system er at du alltid har en nøyaktig, oppdatert telling av hvilke elementer som er til stede. Det er stort sett sant, men i den virkelige verden er det alltid et gap mellom teori og praksis. Du mister produkt til brudd og tyveri. Leverandørene vil fakturere deg feil, du vil motta bestillinger som er over eller kort av noen få stykker, salgspersonalet vil ringe i salg eller refusjon feil og så videre. Gode opplærings-, sikkerhets- og lagerhåndteringspraksis kan bidra til å holde det som et minimum, men du må fortsatt gjøre en reell telling så ofte for å verifisere tallene du jobber med.
Du kan velge å gjøre en fullstendig fysisk beholdning minst en gang i året, eller du kan velge kontinuerlig "syklus teller". Det betyr bare at du velger bestemte deler av beholdningen din for å telle jevnlig på jakt etter uoverensstemmelser. Du kan fokusere på bare de høyeste eller høyeste volumene, fordi de er mest sannsynlig å gi deg problemer, eller du kan telle hele beholdningen litt om gangen gjennom året og justere beholdningen når du finner feil.
Perpetual Inventory i Retail / Wholesale Miljø
Det beste tilfellet for evigvarende lager systemer er i detaljhandel. Når kunden bringer et produkt opp til disken, vil du ringe det inn med en form for en skanner, eller kanskje ved å taste inn et delenummer manuelt. Skanning er bedre, når det er mulig fordi det reduserer muligheten for feil. Når salget er fullført, vil systemet redusere den tilgjengelige beholdningen for å tillate det som går ut døren i kundens hånd.
Hvis en av dine andre selgere ser opp det produktet fra en datamaskin i en annen avdeling, er den nylig reviderte summen hva som vises på skjermen. Systemet ditt kan også be deg om å bestille mer når forsyningene dine blir lave eller til og med plasser bestillingen automatisk. De beste systemene holder også oversikt over leverandørens rabatter og bestillingsminimum, så du kan sette dem ikke for å bestille 950 stk hvis det er rabatt på 1000. Grossister jobber på samme måte, bortsett fra at de kjøper fra produsenter og distributører og selger til forhandlerne.
Perpetual Inventory in Manufacturing / Production Miljø
Hvis du er i bransjen for å lage produkter, i stedet for å selge dem, bruker du et evigvarende lager system litt annerledes. I dette tilfellet er varene i lageret ditt råvarer eller underenheter, og til slutt blir de ferdige varer. Du må også holde styr på råvarene dine mens de er på ferd med å bli ferdige varer, noe som kan ta så lite som et sekund eller to eller så lenge som flere år avhengig av produktet. I den tilstanden regnes de som arbeidsprosess. Med et effektivt evigvarende lager system, bør du aldri gå tom for råvarer, og du vil vite hvor mange ferdige varer du har tilgjengelig for salg. Enda viktigere, vil du også vite hva produksjonskostnadene dine var, selv om materialene dine varierer i pris.
LIFO og FIFO Regnskap
Din fysiske lagerstyring bør alltid sørge for at det eldste produktet på hyllene blir solgt først, selv om det ikke er spesielt forgjengelig. Emballasje fades over tid, bokser blir skadet, og til og med stålspiker vil etter hvert ruste seg. For evig regnskapsmessig bruk, skjønner du imidlertid om du vurderer hvert stykke lager som den eldste i øyeblikket eller den nyeste på hånden. Disse systemene kalles først-i-første-ut og sist-i-første-ut, eller FIFO og LIFO for kort.Hvis prisene stiger, vil det eldste produktet alltid være det billigste og det nyeste produktet vil alltid være den kostbare. Hvis prisene faller, er motsatt sant. Det har noen viktige implikasjoner for hvordan du står for kostnadene dine.
LIFO, FIFO og COGS
Anta at det var den eldste varen i varelageret du kjøpte på $ 85, og den nyeste koster deg $ 95, og du selger til $ 110. Hvis du jobber på FIFO-basis, er fortjenesten din $ 110 minus $ 85 kostnaden eller $ 25. Hvis du jobber på LIFO-basis, vil du bare regne med $ 15 fortjeneste på samme salg. Hvis målet ditt er å rapportere høyest mulig fortjeneste, kanskje for å imponere eller påvirke potensielle investorer, kan du finne det fordelaktig å bruke FIFO-metoden. Hvis du vil beholde din registrerte fortjeneste i sjakk for å minimere skatteregningen, kan LIFO-metoden - i dette hypotetiske tilfellet - være mer fornuftig. Du kan bruke begge metoder, så lenge du er konsistent. Når det gjelder å holde oversikt over den faktiske kostnaden for varer som selges i detaljhandel eller produksjonspris i produksjonen, kan du velge en veiet gjennomsnittlig metode som holder styr på dine faktiske kostnader når de går opp og ned.
