Enhver virksomhet som selger et produkt har beholdning. Produktene må være nøyaktig priset for å maksimere fortjenesten og å være konkurransedyktig mot markeds rivaler. For å gjøre dette må verdien av produktene og kostnaden for å produsere dem være kjent. Her er en titt på to metoder for opptak og sporing av denne viktige informasjonen - de evige og periodiske beholdningssystemene.
Inventar Definert
De fleste tenker på lager som levering av varer på hånden som tilbys for salg. Selv om dette er sant, er inventar også navnet på de ulike regnskapene der regnskapsfører eller bokholder registrerer denne informasjonen. En forhandler som kjøper ferdige produkter og videreselger dem, kan ha et relativt enkelt lager system; produsenter vil ha mange flere kontoer for å spore verdien av pågående arbeid og verdien av råvarer som brukes i produksjonsprosessen.
Perpetual Inventory System
Med et evigvarende varesystem registreres alle transaksjoner på lagerregnskapet når de skjer. Kontosaldoen gjenspeiler varelageret til enhver tid. Den fysiske forsinkelsen ved registrering av transaksjonene er alt som skiller balansen i kontoen fra å være sanntid. Med teknologiske løsninger som salgsskannere, kan denne forsinkelsen være svært liten. Fordi beholdningstall og verdier opprettholdes konstant, er det ikke nødvendig med fysisk telling av beholdning med evig system.
Periodisk Inventory System
Det periodiske systemet bruker flere kontoer til å registrere salg, kjøp av nytt produkt og kundeavkastning, blant annet. Disse regnskapene opprettholdes til slutten av opptaksperioden - som kan være månedlig, kvartalsvis eller annen tidsramme bestemt av selskapet - deretter avstemmet med lagerregnskapet. På den tiden nullstilles transaksjonskontoene i forberedelse til neste opptaksperiode. Et periodisk beholdningssystem krever også en fysisk telling av beholdningen ved periodens slutt. Eventuelle nødvendige tilpasninger til lagerregnskapet gjøres, og perioden er fullført.
Regulatory Oversight
Lagerbeholdning er en ressurs, akkurat som kontanter og eiendomsmegling. Som andre eiendeler, kan inventar manipuleres av skruppelløse ledere. Sarbanes-Oxley Act av 2002, vedtatt som svar på de offentlige regnskapskandalene av tiden, kodifiserte kravet om at informasjonen som ble gitt ut av et selskap, var nøyaktig i alle vesentlige henseender. Bedrifter må verifisere at de interne kontrollene på plass er tilstrekkelige og fungerer, og at alle regnskapene er nøyaktige. Straff er gitt for manglende overholdelse. Handlingen har i stor grad gjenopprettet tilliten til nøyaktigheten av informasjonen som er tilgjengelig for potensielle investorer.
Hvordan velge
Hovedfaktoren ved å bestemme om det periodiske eller evige systemet skal brukes, er selskapets evne til å registrere salgsdata som det skjer. Teknologi gjør dette mer sannsynlig enn noen gang før, så mange selskaper vil velge det evige systemet. Et selskap som av en eller annen grunn ikke er rustet til å gjøre dette, kan velge det periodiske systemet. I begge tilfeller er reglene som gjelder lagerregnskapet underlagt gjeldende lover og regnskapsstandarder, kjent i USA som generelt aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP).
