Tekst produsert på kontoret pleide å komme kun fra forsiktig penmanship eller rask skriving. Dette krevde stor forsiktighet i å lage et dokument og mye tid da det var nødvendig med korreksjoner. I dag er forretningsteksten lett å endre og rask å produsere på grunn av tekstbehandlingsprogramvare og datamaskiner, som begge er vanlige arbeidsredskaper.
Beskrivelse
Et tekstbehandlingsdokument er et tekstbasert dokument som ser på samme måte om det vises på en dataskjerm eller skrives ut i en papirkopi. Fordi du oppretter disse manuskriptene ved hjelp av dataprogramvare, kan du raskt skrive inn tekst og endre det generelle layout eller ordutseende interaktivt.
programvare
Den vanligste ordbehandlingsprogramvaren er Word, som er en del av den større Microsoft Office Suite. Den største ulempen er den høye prisen, selv om andre kommersielle konkurrenter som Corel WordPerfect eksisterer. Andre gratis alternativer inkluderer Internett-baserte Google Dokumenter og åpen kildekode-programmet OpenOffice Writer, som begge kan åpne og manipulere Word-filer. Merk at blant mange støttede filtillegg bruker Word ofte doc og docx.
Styles
Ordbehandlingsdokumenter bruker vanligvis stiler, som styrker konsistensen mellom ulike elementer i et langt manuskript. For eksempel kan du definere en header stil som skal vises med en bestemt skrifttype, farge og størrelse. Du kan deretter bruke denne stilen alle titlene på dokumentet. Hvis du bestemmer deg for at du vil endre utseendet på topptekstene, for eksempel ved å øke skriftstørrelsen, trenger du ikke å endre hver enkelt tittel individuelt. I stedet juster Header-stilen, og all tekst som stilen brukes på endres også automatisk.
referanser
Referanser endrer tekst automatisk, avhengig av omstendighetene. For eksempel kan du generere en innholdsfortegnelse og indeksere med sidetall. Hvis du tilfeldigvis endrer antall sider, trenger du ikke å tilpasse sidereferansene individuelt. I stedet justerer disse tallene automatisk når du skriver ut dokumentet.
overførbarhet
Et tekstbehandlingsdokument kan enkelt utveksle informasjon med andre typer programvare. For eksempel, i stedet for å oppgradere et budsjettkartediagram hver gang prosentsatsene endres, kan du importere diagrammet fra et regnearkprogram. Ved å endre tallet på regnearket justerer du automatisk diagrammet i dokumentet. På samme måte, hvis manuskriptet inneholder informasjon som navn og adresser som du vil bruke i et eget program, kan du enkelt eksportere dataene for videre behandling.
