Datainngang er kanskje en av de viktigste aspektene ved et selskaps suksess. Når data er lagt til riktig, kan informasjonen formidlet hjelpe ledere planlegge fremover, bestemme mål og bidra til å rette feil. Når informasjonen kommer inn i datasystemet med feil, er konklusjonene skjev og unøyaktig, for bedre eller verre. Nøyaktigheten og effektiviteten som dataregistreringsoperatører oppgir informasjon er derfor av største betydning.
Initial inngang
Dataoppføringsoperatører innfører først data inn i systemer som representerer enten forretningsmål eller informasjon. Noen ganger forblir disse dataene relevante, men ofte faller det over tid. Av denne grunn må datainngangspersonell legge inn ny informasjon på en revolverende basis. Hvis den opprinnelige informasjonen er feil, risikerer selskapet å ha dobbeltoppføringer som skaper mer arbeid enn nødvendig. Når dette skjer, kan administratorer måtte manuelt skure og rense utdatert og unøyaktig informasjon. Hvis den opprinnelige informasjonen er nøyaktig, trenger dataoppføringsoperatøren bare å sette inn nye data for å opprette oppdateringen.
Data Entry Validation
Noen bedrifter benytter bruk av datainngangsvalideringsprogrammer, noe som reduserer sjansene for at feil data blir innført i systemet. I utgangspunktet tar det mer tid enn de systemene som ikke dobbelt- eller trippelkontrollerer. På sikt kan valideringsprogrammene spare virksomheten verdifull tid og penger ved å redusere behovet for å gå tilbake over gamle poster og korrigere tidligere feil. I et valideringsprogram må datainførselsoperatøren verifisere informasjonen som er angitt mer enn en gang før den aksepteres. Noen programmer tillater bare numeriske oppføringer i bestemte felt på et skjema, og omvendt.
Programvareprogrammer
Ikke alle datainnstillingsnøyaktighetsproblemer er menneskeskapte. Billige og ineffektive datavalideringsprogrammer kan ha feil, programmeringsmangler og andre problemer. Større organisasjoner krever mer presise og nøyaktige datalagringsprogrammer, mens mindre selskaper kanskje ikke trenger slike strenge krav. Den avgjørende faktoren er hvordan en billig eller dyr datakontrollpakke påvirker selskapets bunnlinje. Om programmet mangler noen få tegn eller misinterpreterer et desimalpunkt, kan forskjellen mellom noen få pennies og tusenvis av dollar gått tapt.
Økende verdi
Når uriktige data forblir i selskapets database, kan det påvirke hele verdien negativt. Utdatert informasjon, for eksempel utdatert forvarsel, eller gamle vurderinger som ikke er oppdatert, kan føre til at et selskap ser mindre lønnsomt ut enn det faktisk er. Dette kan negativt påvirke en bedriftseieres evne til å få finansiering i fremtiden, for å få mer virksomhet eller å selge på et senere tidspunkt. Å holde nøyaktige poster og oppdatere dem på daglig basis, er viktig for å opprettholde og øke selskapets verdi.
