Et selskaps regnskap omfatter resultatregnskap, balanse og kontantstrømoppstilling. Resultatregnskapet oppsummerer inntekter, kostnader og overskudd i en regnskapsperiode. Balansen viser eiendeler, forpliktelser og egenkapital, og kontantstrømoppstillingen oppsummerer kontantstrømmen og utløpet. Nøyaktige årsregnskap er viktig fordi ledelse, investorer, kreditorer og eksterne revisorer er avhengige av pålitelig og komplett informasjon for å vurdere bedriftens økonomiske helse og ytelse. Nøyaktighet starter med journaloppføringer og slutter med konsernsjef som bekrefter påliteligheten av informasjonen.
Sikre nøyaktigheten av datainngangsprosessen, som innebærer journaloppføringer av finansielle transaksjoner og innlevering av journaloppføringer til hovedboken. Hvis dine dataregisterpersoner lager mattefeil eller skriver inn dataene i feil kontoer, vil ikke en sofistikert regnskapspakke detektere det. Opplæring og tilfeldig overvåkning er to måter å sikre kvalitetskontroll i datainngangsprosessen. I en november-artikkel "Northern Nevada Business Weekly" -artikel anbefaler sertifisert offentlig regnskapsfører, Mike Bosma, at du oppgir datatilgangskontorene med et trykt kart over selskapets kontoer for å bruke som referanse, slik at de oppgir dataene i de riktige kontoene.
Avstem dine regnskapsposter med eksterne poster, for eksempel kontoutskrifter, leverandørfakturaer, kredittkortopplysninger og andre dokumenter. Tallene skal samsvare. For eksempel bør kontantbalansen i balansen din matche sluttbeløpet på kontoutskriften. Tilsvarende bør den langsiktige gjeldssaldoen matche de totale saldoer på boliglån og andre langsiktige lånehandlinger.
Sjekk om åpenbare balansefeil. I et veiledende notat publisert på nettstedet, anbefaler Illinois Small Business Development Center ved Illinois State University at småbedriftseiere ser etter åpenbare feil i balansen, som for eksempel en negativ kontantbalanse.
Gjennomgå resultatregnskapet for eventuelle feil. Kostnaden for solgte varer bør ikke være den samme hver måned, fordi salgssammensetningen din sannsynligvis vil variere hver måned. Hvis du har anleggsmidler, bør det være en oppføring for avskrivningskostnader. Bekreft at du har gjort justeringsoppføringene for påløpte, men ubetalte utgifter, for eksempel renteutgifter og lønnsutgifter.
Bekreft at du har gjort justeringer for ikke-kontante utgifter i kontantstrømsoppstillingen. Forskjellen i netto kontantbalansen mellom forrige og nåværende perioder bør stemme overens med endringen i bankkontiene, forutsatt at utlånet går gjennom bedriftens bankkontoer.
Følg opp med bokholderen, butikkansvarlig eller lageradministratoren hvis du oppdager anomalier. For eksempel kan en høyere enn normal lagerbalanse skyldes for mange foreldede eller utgåtte varer på lager. Et høyt salgsavkastningsbeløp kan indikere et kvalitetskontrollproblem i produksjonsanlegget eller i leverandørens anlegg.
