Hovedformålet med kvitteringen er å gi informasjon til kunder eller givere, dokumentere kjøp og bistå med intern regnskap. Både for profitt og ideell organisasjon har grunner til å gi kvitteringer til kunder.
Kundeinformasjon
Kvitteringer tjener som et effektivt kommunikasjonsverktøy med kunder. Først tar de merke til detaljene for kundens kjøp, inkludert spesifiserte produkter og tjenester, enhedspriser, subtotaler, skatter og totaler. Kvitteringen indikerer også kjøpsdatoen, noe som er spesielt viktig for forretningskjøpere som bruker kvitteringer for å registrere transaksjoner. Kvitteringer kommuniserer også selskapets retningslinjer og tilbyr rabatter for oppfølgingsundersøkelser.
Intern regnskap
Bedrifter beholder kopier av kvitteringer for intern regnskap. Kvitteringer tillater nøyaktig sporing av salg og inntekter. Når et spørsmål oppstår om detaljene i bestemte transaksjoner, kan selskapets bokføring eller regnskapsavdeling referere kvitteringer. Også når en bedrift står overfor en revisjon av Internal Revenue Service på sine selvangivelser, tjener kvitteringer som verdifull dokumentasjon av salgstransaksjoner. Et kvittering legger også merke til eventuelle rabatter på salg eller godtgjørelser, som brukes til regnskapsføring og finansiell rapportering.
Returnerer og bytter
Bedrifter som tilbyr avkastnings- og utvekslingspolitikk krever ofte kvittering som en del av prosessen. Når en kunde får feil størrelse i et antrekk eller en del som ikke passer, presenterer han vanligvis kvitteringen til forhandleren for å returnere varen. Uten et kvittering kan han bare bytte ut varen til et lignende pris. Kvitteringen gir også viktig informasjon om returpolitikken, for eksempel hvor mange dager fra kjøpsdatoen som en kunde må returnere varer.
Nonprofit donasjoner
Formålet med kvitteringer for ideelle organisasjoner er svært tydelig. Personer eller bedrifter som ønsker å kreve kontanter eller gavebidrag til en IRS-anerkjent 501 (c) (3) ideell organisasjon, trenger normalt kvittering, ifølge IRS-nettsiden. For eksempel trenger personer som donerer varer til Goodwill eller Frelsesarme kvittering for å trekke verdien av deres bidrag. Ikke bare gjør kvitteringene hjelp til å angi velgørende bidrag ved innlevering av skatter, de gir også dokumentasjon av bidragene under en revisjon.
