Roberts ordningsregler er en allment akseptert retningslinje for hvordan grupper skal gjennomføre møter og ta beslutninger sammen. Som offisiell oversikt over hva som skjer i hvert møte, er protokollene en avgjørende ressurs i enhver gruppebeslutningsprosess. Referatene til et møte er ikke nødvendigvis spennende, men de bør være klare og enkle å forstå. Det er en presis metode for å holde minutter i henhold til Roberts Rules; Å følge denne formelen gjør det lettere for fremtidige lesere å følge med og forstå saken og resultatet.
Begynnelsen av Roberts ordningsorden
Hvert sett av møtemåter, i henhold til Roberts ordensregler, skal inneholde samme detaljer, som vil gi leseren en generell forståelse av formålet med møtet. Begynn alltid med et første avsnitt som inkluderer:
- Den slags møte, enten vanlig, spesiell, årlig, avbrutt regelmessig eller på annen måte.
- Dato, klokkeslett og sted for møtet. Hvis alle møter holdes på samme sted, unnlat det
- Navnet på organisasjonen som møtes
- Bekreftelse på at organisasjonens presidiser og sekretær er til stede i møtet. Hvis de ikke er det, gi navn på individene som erstatter hver av dem
- Oppgi om det foregående møtes minutter ble lest og godkjent. Hvis det foregående møtet ikke var et vanlig møte, legg til datoen for det møtet.
Minuttens hoveddel
Flertallet av gjenværende rekord vil bli fylt med detaljer om møtet. Sekretæren tar minutter kan registrere møtet og forberede posten senere, for å sikre en rettferdig og fullstendig oversikt over alle møteopplysningene. Hold alltid en sekundær opptaksmetode, for eksempel en bærbar eller notisbok, pluss penner og papir, dersom primærmetoden mislykkes.
Ta med alle de offisielle diskusjonspunkter i møtet. Ta detaljerte notater om:
- Eventuelle forslag til møtet, sammen med navnet på personen som gjorde bevegelsen.
- Forslag som stiller spørsmål til kroppen i møtet.
- Den endelige ordlyden og disposisjonen av alle bevegelser.
- Informasjon om hver avstemning, inkludert avstemning ved navneopprop, stemmeberegning eller stemmeseddel.
- Om forsamlingen gikk inn i en quasi-komité eller en komité av det hele, og resultater av denne loven.
- Alle ordrer og klager, sammen med deres disposisjon, pluss noen grunner som ble gitt av stolen for hver avgjørelse.
- En oversikt over eventuelle uordenlige kommentarer et medlem kan ha gjort, noe som resulterer i at stolen navngir ham som uorden.
- Alle andre offisielle diskusjoner holdt på rommet.
Avslutning av møtets protokoller
Det siste avsnittet i minuttene dine bør inneholde eventuelle avslutningsopplysninger fra stolen, samt tidspunktet møtet er offisielt avbrutt. Hvis det var noen gjesteforelesere på møtet, skriv inn navnene og emnet til presentasjonen i dette siste avsnittet. Tegn møtet minutter og få din formann til å signere det også. Registreringssekretærens signatur er juridisk bevis på dette dokumentets ekthet, så det er avgjørende at du signerer det før du sender det inn eller overfører det til andre.
