Avhengig av størrelsen på arrangementet, planlegger et arrangement prosjektet en investering av tid og penger. Nøkkelen til vellykket planlegging av en hendelse er å ha enten sterke organisatoriske ferdigheter eller å ansette et kunnskapsrikt team. Eksempler på hendelsesprosjekter er workshops, debatter og kampanjer.
Bygg et lag. Hvert teammedlem bør ha sterke organisatoriske og kommunikasjonsevner, samt være tilgjengelig for regelmessige fremdriftsoppdateringsmøter.
Lag en oppgaveliste med tidsfrister. Denne sjekklisten skal inneholde alle oppgaver som må gjøres for arrangementet. Tilordne hver oppgave til et medlem av teamet. Avhengig av type arrangement og kompleksitet, bruk et prosjektledelsesprogram eller et regneark for å holde orden. Hvis du for eksempel bruker et regneark, kan du få en kolonne til å være oppgaven, den neste er den den er tildelt og deretter fristen. Inkludert i sjekklisten skal være elementer som å ansette leverandører, bestille spesifikke forsyninger, reservere stedet, reservere høyttalerens fly, arrangere catering, markedsføringsinitiativer og kampanjer som må gjøres.
Overvåk fremdriften. Bekreft med lagmedlemmer regelmessig at de er på plan for å fullføre oppgaver og at du er klar over alt som er utestående. Hvis du bruker et prosjektstyringsprogram eller et regneark, oppdater det med hvert medlems fremdrift.
Forbered budsjettet. Budsjettet bør inkludere kostnader som forventes, og har plass for uventede utgifter. Vær realistisk på kostnadene og sørg for at hvert lagmedlem er klar over hvilket budsjett som skal oppfylles. Hvis et lagmedlem må være over budsjett for et element på listen, må du rapportere dem på forhånd for forhåndsgodkjenning.
