Det er ikke uvanlig for bedriftseiere og tjenesteleverandører å underdrive kunder. Hvis du for eksempel er webdesigner og prosjektet du arbeider med, tar mer tid og krefter enn du trodde, kan du bli belastet mer. I dette tilfellet er det fornuftig å utstede et debetnotat eller debetnotat til klienten din. Dette dokumentet er mye brukt i alle bransjer for inkrementell fakturering, banktransaksjoner og mer.
Tips
-
Et debetnotat, eller debetnotat, er et skjema utstedt av selgerne for å varsle kundene om at de ikke har blitt fakturert eller belastet nok. Det har rollen å håndtere balansen på grunn av en bestemt faktura og å rette opp faktureringsfeil.
Hva er et debet-memorandum?
La oss si at du eier et digitalt markedsføringsbyrå, og en av dine kunder ber om ytterligere tjenester etter å ha bestilt.Du kan enten utstede et debetnotat eller en ny faktura som dekker disse tjenestene. Hvis du velger det første alternativet, er det nødvendig å registrere debetnotatet på månedsoppstillingen av utestående kundefordringer.
Banker utsteder debetnotater for å varsle kundene om kostnader for utbetalinger, renter, tilbakebetalt sjekk avgifter, DDA debet og kreditt kostnader og så videre. Dette dokumentet kan også brukes til å belaste en provisjon eller oppveie en kredittbalanse som er igjen på en kundekonto. Tenk på det som en uformell faktura.
Debet vs Credit Memos
Som bedriftseier er det viktig at du forstår forskjellen mellom debet- og kredittnotaer. Sistnevnte brukes til å redusere beløpet som en kjøper skylder leverandøren. Kjøperne registrerer denne reduksjonen i balansen til leverandørgjeld, mens leverandørene registrerer det i balansen for sine fordringer.
Generelt utsteder selskaper et kredittnota når gebyrene til en klient er for høye. For eksempel kan en fabrikk utstede en faktura på $ 2000 for 200 enheter varer hvor hver enhet koster 10 dollar. Kjøperen informerer fabrikken om at fem enheter er defekte. I dette tilfellet kan fabrikken utstede et kredittnota på $ 50 og registrere transaksjonen i kundens fordringer.
Beløpet som er angitt i kredittnota, kan tilbakebetales til kjøperen eller brukes mot et kjøp. Akkurat som et debetnotat, er dette dokumentet vanligvis for en tidligere faktura. Begge dokumentene har rolle å korrigere faktureringsfeil og fakturafeil.
Opprette et debetnotat
Et debetnotat er relativt enkelt å lage. Først avgjøre hvor mye penger kunden skylder. Velg deretter et format, for eksempel et betalingsbrev eller et skriftlig brev. Ta med følgende informasjon i debetnotatet:
- Kunde navn og forretningsinformasjon
- Ditt firmanavn og kontaktinformasjon
- Ditt firmas skatteregistreringsnummer
- Kunde referansenummer (valgfritt)
- Faktura nummer og dato
- Kort beskrivelse av varene eller tjenestene som er kjøpt
- Beløp som skyldes kjøperen
- Betalingsvilkår, inkludert eventuelle gebyrer som kan gjelde
Oppgi årsaken til at du utsteder et debetnotat. Beskriv hva som skyldes og hvorfor. Bruk en profesjonell tone. Hvis debetnotatet er relatert til en tidligere faktura, inkluderer du nummeret i notatet ditt. Avhengig av dine preferanser kan du bruke et regnearksprogram, en tekstbehandler, faktureringsprogramvare eller debitnotemaler. Mange nettsteder, som Smartsheet, Template.net og Biztree, gir gratis maler som kan tilpasses etter dine behov. Alt du trenger å gjøre er å fylle ut, laste ned og skrive ut skjemaet.
Når du er ferdig, send debetnotatet til kundene dine. Hvis de ikke betaler i tide, opprett og send en annen debetnota. Vurder å bruke et program som QuickBooks for å holde nøyaktige oversikter over debet- og kredittnotaer, fakturaer og andre finansielle dokumenter.
