Kunnskapsstyring, KM, systemer forbedrer informasjonssikkerhet ved å legge til kontekst- og forholdsdata til lagrede dokumenter. De seks trinnene i kunnskapshåndtering inkluderer å skape, fange, analysere, indeksere, lagre og formidle informasjon. Ved å legge til informasjon i dokumenter, enten ved hjelp av koder eller semantisk analyse og tema ontologies - vilkårene som brukes til å beskrive og representere et kunnskapsområde - brukere kan finne komplette svar raskere.
Business Intelligence
Business Intelligence-fagfolk samler inn informasjon fra flere kilder for å forstå selskapets konkurrenter, marked og kunder. En del av forretningsanalytikerens jobb krever distribusjon av rettidig informasjon til beslutningstakere. Et KM-system lar analytikeren å produsere meningsfulle rapporter raskt ved å utvinne kun relevante data og kilder fra lagrede dokumenter basert på søkeord, kontekst og forholdsinformasjon som er lagt til som tagger til de lagrede dataene.
Prosjektledelse
Flere aspekter av prosjektledelsen drar nytte av erfaring og erfaringer fra tidligere prosjekter, inkludert kostnadsberegning, risikostyring og problemløsning. Når organisasjoner bruker formelle kunnskapshåndteringssystemer til å fange opp prosjektinformasjon, fordeler kunnskap nye prosjektledere som de lærer sin håndverk. Kjernekomponentene i KM-systemer letter kommunikasjon av relevant informasjon blant prosjektgruppemedlemmer, spesielt når teamet jobber på flere geografiske steder. NASA brukte KM-verktøy på flere programmer og rapporterte eksponentielt redusert tid som kreves for å trekke ut data for analyse og rapportoppretting.
Beslutningsstøtte
Folk tar bedre beslutninger når de bruker rettidig og relevant informasjon. Fordelen med et kunnskapshåndteringssystem til beslutningsstøtte inkluderer å finne kun relevant informasjon på grunn av de ekstra kontekst- og forholdsdataene. KM-systemer tilbyr ofte intelligente søke- og displayteknologier som letter forståelsesmønstre og relasjoner.
Kundeservice
Hjelpebord og kundeservice hjelper hjelp av kunnskapshåndteringssystemer som sporer lignende problemer og tilbyr vellykkede løsninger basert på tilbakemelding. Ved å bruke informasjon-ekspansjonsteknologier som ontologier, tilpasser KM-systemene seg til brukerens spørsmålstype. NIH rapporterer at pasienthjelp skrivebord mottar hundrevis av e-postmeldinger per dag. Ved hjelp av en KM-basert kompetanseprofil for ansatte, hjelper hjelpepersonellspørsmål spørsmål til den mest hensiktsmessige ekspert. Andre organisasjoner har med suksess utvidet sin helpdesk-funksjonalitet ved å skape et automatisert spørreskjema for spørreskjema.
