Innkjøp er en avdeling innen finansiell avdeling av et selskap som sikrer leveranser og materialer som kreves av andre avdelinger, anskaffes effektivt. Alt bestilt for hver avdeling må gå gjennom innkjøpsavdelingen. Selv om selskapene har forskjellige innkjøpsretningslinjer, har alle selskaper standard innkjøpsprosedyrer.
Innkjøpsordrer
Hver tjeneste, materiale eller tilbud som etterspørres av hver avdeling må sendes som en innkjøpsordre. Denne innkjøpsordren er et regnskapsnummer for å sikre at riktig beløp blir betalt til leverandøren eller leverandøren. Nummeret sporer også bestillingen for å sikre at den mottas i tide, så vel som i ønsket kvalitet og kvantitet som trengs. Kjøpsordren brukes også av leverandøren eller leverandøren ved fakturering av selskapet etter levering av bestillingen.
Kjøpe sitater
Innkjøpsavdelingen er ansvarlig for å finne produktet, tjenesten eller leveransen som er forespurt. En innkjøpsagent finner forskjellige leverandører, anmoder om anførselstegn og bestemmer hvilken leverandør som oppfyller behovene til avdelingens forespørsler. Innkjøpsprosedyren beskriver prosessen der innkjøpsavdelingen stiller forespørsler fra leverandører og leverandører. Hver avdelingsleder må informere innkjøpsavdelingen om det eksakte elementet som er nødvendig, spesifikkene til de ønskede elementene og mengden som er nødvendig for å operere den respektive avdeling.
Overvåkingsprosedyre
Når avdelingene har gitt innkjøpsavdelingen informasjonen om tjenesten, forsyningen eller materialet som kreves, overvåker innkjøpsagenten bestillingen gjennom hele prosessen. Innkjøpsagenten som er tildelt ordren, må følge opp med leverandøren dersom det er en endring eller oppdatering og overvåke bestillingen til den er mottatt. Etter at varen er mottatt, sikrer innkjøpsavdelingen at bestillingen er korrekt og innenfor de kontraktspesifikasjoner.
