Bedrifter etablerer innkjøpsprosedyrer for å sikre at kjøp er i selskapets beste, og at pengene blir brukt effektivt. Disse prosedyrene dekker alt fra små kjøp fra en enkelt leverandør til omfattende budprosesser. I en budprosess velger en innkjøpsansvarlig det beste tilbudet fra en liste over leverandørbud, basert på kostnad, pålitelighet og tidsramme for å motta varene.
Småpenger
Bedrifter har en grense for småkjøpskjøp, for eksempel $ 25 eller $ 100. En ansatt som gjør et kjøp med små penger gjør det ofte med egne penger. Han holder kvitteringen og sender et skjema til sin veileder eller lønnsavdelingen som inkluderer kostnaden for varen, inkludert skatt, årsaken til kjøpet, datoen og leverandøren. Han mottar deretter refusjon for innkjøp fra småkassefondet.
Åpent marked
Åpen markedskjøp krever ingen budprosesser, men trenger ofte godkjenning av en innkjøpsavdeling fordi prisen på varene ligger over grensen for små penger. En forespørsel gjør en forespørsel om varer, noen ganger navngi en bestemt leverandør, og hvis forespørselen er godkjent, lager hun direkte fra leverandøren. Hun kan handle rundt og motta muntlige tilbud fra leverandører, men hun trenger ikke og kan velge selgeren selv.
Forespørselsbudgivning
En bedrift angir en innkjøpsgrense for å bestemme når søkeren vil håndtere det meste av kjøpsbudprosessen og når innkjøpsavdelingen vil. Hvis kostnaden for varer ligger under denne grensen, og en budprosess er nødvendig, oppfordrer søkeren en liste over bud fra leverandører og sender budene til innkjøpsavdelingen, som velger selgeren med det beste tilbudet. Forespørselsbudgivningsprosessen kan inneholde en tidsramme for å godta bud.
Innkjøpsavdelingsbudgivning
Når kostnaden for varer eller tjenester går over en innkjøpsgrense, håndterer innkjøpsavdelingen mesteparten av kjøpsbudprosessen, med bistand fra søkeren. Forespørgeren forklarer hvorfor han trenger varene, og innkjøpsavdelingen krever bud fra leverandører i et bestemt antall dager. Når den tiden utløper, velger innkjøpsavdelingen selgeren det beste tilbudet.
