Overvåking og evaluering av anskaffelsesprosedyrer er en integrert del av ledelsen av en organisasjon. Anskaffelsesprosessen fortjener en høy grad av oppmerksomhet fra ledelsen for å sikre at den ikke faller til bytte mot bedrageri og korrupsjon. Anskaffelsesprosedyrer må inkludere effektive kontroller for å oppnå ansvar og åpenhet. Ledelsens kontinuerlige overvåking og evaluering av anskaffelsesprosessen etablerer integritet og overholdelse av lover og etiske standarder.
Identifiser de interne kontrollene som eksisterer og om kontrollene fungerer som utformet. Ingen mulighet bør eksistere for noen av kontrollene som skal overstyres. Viktige interne kontroller for å vurdere omfatter oppdeling av arbeidsoppgaver, tilsyns kontroller, mottak av kontroller, autorisasjonskontroller og opptakskontroller.
Utvikle en sjekkliste for etterlevelse for å avgjøre om anskaffelsesprosedyrer blir fulgt. Kontrollisten skal utformes med samarbeid fra ansatte og ledelse. Ved å delta i utviklingen av sjekklisten, er den ansatte i hovedsak opplært og har større bevissthet om prosessen. En sjekkliste med god etterlevelse forsterker eksisterende prosedyrer og oversetter målene med rettferdighet, åpenhet og konkurranse.
Utfør en risikovurdering for å kartlegge eller identifisere mulige bekymringer, svakheter eller områder med høy risiko. Ved å identifisere indikatorer eller "røde flagg", kan organisasjonen sørge for at tilstrekkelige interne kontroller er på plass for å forhindre uregelmessigheter. Ved å identifisere risiko kan interessekonflikter og forekomst av bedrageri og korrupsjon reduseres.
Spor spesifikke anskaffelser gjennom hele anskaffelsesprosessen. Vurder om anskaffelsen ga for åpen konkurranse og om den var gjennomsiktig og fri for diskriminering til enkelte leverandører. Bestem om anskaffelsesmetoden som ble brukt var egnet for det gode eller den tjeneste som ble kjøpt, og sørg for at den var tilstrekkelig dokumentert.
