Regnskapsprinsipper og prosedyrer er ikke det samme, selv om arbeidstakere på et kontor ofte forveksler de to. Regnskapsprinsipper representerer retningslinjene eller reglene som definerer hva regnskapsavdelingen forventer i en gitt situasjon. Ved å skape politikk sikrer regnskapsavdelingen at selskapets regler og standarder opprettholdes og overholdes på en konsekvent måte av alle de berørte. Prosedyren representerer ligningens side ved å definere de enkelte trinnene som sikrer at selskapets regnskapsprinsipper opprettholdes og interne kontroller er på plass.
Definer retningslinjene
Når du kommer opp med regnskapsprosedyren og prosedyrehåndboken som brukes av regnskapsførere og andre i selskapet, må du først definere hver regel eller retningslinje som en individuell politikk som du vil at folk skal følge. Ikke bland politikk sammen, fordi det er for forvirrende. Regnskapsavdelinger skaper kontantstrømspolicyer, reisebidragspolitikk, småkurspolicyer, kontobeløpspolitikk eller faktureringspolitikk, for bare å nevne noen. Politikken bør definere regelen - kjent som hva - og inkludere hvem som skal overholde den og hvorfor den må overholdes. Retningslinjer og prosedyrer opprettholdes som separate dokumenter.
Skriv oversikten
Hver policy må inneholde en oversikt eller sammendrag av retningslinjen eller regelen. Oversikten kommer først, med detaljert informasjon som inneholder detaljer. For eksempel kan en regnskapsavdeling ha en pengepolitisk fondspolicy som beskriver hvor mye penger som vil bli gjort tilgjengelig for små penger, hvilken type kjøp den dekker og tittelen på den personen som er ansvarlig for at den opprettholdes riktig. Politikken beskriver ikke folks navn, men snarere tittelen eller stillingen i selskapet som er ansvarlig for det.
Sett opp prosedyrene
Prosedyrer er trinnvis prosessen der enkeltpersoner overholder selskapspolitikken.For eksempel kan en regnskapsavdeling sette en kontantstrømspolicy som spesifiserer hvor mye driftskvittere skal være tilgjengelig til enhver tid og hva som må skje dersom det ikke er tilgjengelig. Men for å sikre at politikken opprettholdes, må noen i regnskapsavdelingen fullføre bankkontoenavstemming. Bankforsoningsprosessen har detaljerte trinn om hvordan man gjør bankavstemming for å sikre at kontantstrømspolitikken overholdes. For å skrive prosedyren, skisser hvert trinn som må finne sted, inkludert titlene til folk som fullfører hvert trinn og hva som skjer i de påfølgende trinnene.
Nummer trinnene
Skriv prosedyrer i den rekkefølgen som trinnene må skje. For eksempel, ved hjelp av bankavstemmingsprosessen, starter med det første som må skje, for eksempel: Kontoutskrifter skal gis uåpnet til regnskapsføreren. Ta med de trinnene regnskapsføreren må utføre før du overfører det faktiske avstemmingsarbeidet til noen andre i regnskapet. Dette kan inkludere slike ting som en rask gjennomgang for sjekke inkonsekvenser, navn på betalingsmottaker og mer.
Politikk og prosedyrehåndbok
Ta med en liste over titlene i regnskapsavdelingen med korte beskrivelser av oppgavene som utføres av hver stilling i selskapet foran på policy- og prosedyrhåndboken. Dette bidrar til å skape interne kontroller samtidig som det sikres separasjon av arbeidsoppgaver. Skriv retningslinjer på individuelle sider, opprett en ny side eller et sett med sider for hver policy. Hver policy mottar sin egen overskrift og tittel i innholdsfortegnelsen for å gjøre det enkelt for folk å se dem opp. Etter retningslinjene, inkludere alle prosedyrene på sine egne sider som backup. Innholdsfortegnelsen kan inneholde "Cash Flow Policy" som hovedtittel med underposisjoner og egne sider som inkluderer "Bank Reconciliations," "General Ledger Bank Account Reconciliations", eller andre prosedyrer som gjelder for den bestemte policyen.
