Ikke stol på telefonsamtaler for å få de resultatene du trenger. Når du snakker i telefon med kundeservice, forsikringsselskaper, bedrifter eller noen andre om et viktig emne, må du følge opp med et bekreftelsesbrev for å lage en skriftlig post for fremtidig bruk.
Elementer du trenger
-
tekstbehandler
-
papir
-
konvolutt
-
stemple
Et bekreftelsesbrev er en måte å lage en skriftlig oversikt over en telefonsamtale som kan brukes på et senere tidspunkt for å bevise det som ble diskutert. Bekreftelsesbrevet oppnår tre ting: 1) hjelper partene med å holde oversikt over ansvar; 2) forteller adressaten at samtalen ikke vil bli glemt; og 3) kan brukes som bevis i rettssaker for å bevise din versjon av hendelsene.
Planlegg brevet ditt før telefonsamtalen din ved å lage en sjekkliste over ting du skal diskutere. For hver diskusjonspost, avgjøre hvem som er ansvarlig og når vil varen bli oppnådd. Hvis det er noen uforutsetninger, må du identifisere dem.
Etter din telefonsamtale, begynn å skrive brevet. Ta med en dato, adressaten og en emne linje. Skriv brevet tydelig og kortfattet. Brevet skal være faktisk og nøyaktig. Gi ut kommentarer, spekulasjoner og følelser. Bruk som regel ikke utropstegn. Ikke prøv å skremme eller mobbe. Husk at brevet kan ende med å bli lest til en dommer eller jury, og du vil ikke komme over som ubehagelig eller urimelig.
Start brevet med "Dette brevet er å bekrefte vår telefonsamtale på dato angående ___. "Beskriv nøyaktig hva som ble diskutert ved å spesifisere hvem som sa hva. Pass på at du inkluderer all viktig informasjon, inkludert hvem som er ansvarlig for handlingsobjektet, når det skal fullføres, og eventuelle uforutsetninger. Slutt brevet med" vær så snill informer meg skriftlig så snart som mulig dersom noe som er beskrevet ovenfor er unøyaktig. "Skriv deretter brevet.
Pass på at du lager og beholder en kopi av det signerte brevet, og send det deretter. Hvis emnet i brevet er kritisk, og du har grunn til å tro at adressaten kan nekte å motta brevet, så send brevet via sertifisert epost. Hvis du har mottakerens e-postadresse, er e-post i orden.
