Formell forretningskommunikasjon er på firma brevpapir og inneholder typisk forfatterens underskrift under avsluttende hilsen. Formatet for denne type forretningskommunikasjon er grei; Et brev som krever signaturer på mer enn en person må imidlertid være sammensatt og formatert på en litt annen måte for å forklare hvorfor brevet inneholder flere signaturer og å gi plass til mer enn én signatur.
Tradisjonelt blokkformat
Bedriftskorrespondanse skal være i tradisjonelt blokkformat, noe som betyr at datoen er to linjer under brevpapiret; adressatens navn og postadresse er to linjeplasser under datoen; en emnelinje er to linjeplasser under adressatens opplysninger, og til slutt er to linjeplasser under emnelinjen hilsen. Akseptable hilsener for formell virksomhetskorrespondanse er "Kjære fru Smith", "Kjære Mr. Jones", "Herrer", eller bare "Hilsener." Det endelige eksempelet er nyttig når brevet ditt er for flere adressater av blandede kjønn. Tradisjonelt blokkformat betyr at avsnittene ikke er innrykket med hver linje flush med venstre margin.
Årsak til flere signaturer
Mens personen du adresserer korrespondansen din allerede kan vite hvorfor det er flere signers, er det lurt å kort gjenta grunnen i brevet. Forekomster, hvor et brev kan kreve flere signaturer, inkluderer å kommunisere en handling som krever autorisasjon fra flere enn én person eller uttrykke kollektive visninger av flere personer som støtter meldingen brevet gir. For eksempel kan du skrive, "På vegne av ABC Companys ledende ledergruppe, beskriver dette brevet den konsensus vi nådde etter å ha diskutert din skriftlige forespørsel om å ansette ekstra personalpersonell." I første ledd i brevet oppgir du årsaken til kommunikasjonen din, og grunnen til at brevet inneholder flere signaturer. Følgende avsnitt i brevet ditt er selvfølgelig flush med venstre margin.
Lukkende hilsen og signaturblokker
Den avsluttende hilsen bør være en som passer for et formell forretningsbrev, for eksempel "Veldig virkelig din," "Respektivt" eller "Med vennlig hilsen." Den avsluttende hilsen begynner to linjeplasser under det siste avsnittet.
Hvis du bare har to signere, hopper du over fire linjeplasser som er nok plass til en skriftlig signatur, og skriv inn den første signørens navn flush med venstre margin. På linjen under signerens navn, skriv inn sin posisjon eller tittel. Hopp over ytterligere fire linjerom for den andre signørens navn og posisjon eller tittel. Navn og tittel på den som står høyere i organisasjonen, bør være den første signaturblokken.
Hvis du har tre signatører, hopper du over fire linjeplasser og skriver Signer 1 navn flush med venstre margin. Tøm over og skriv navnet på Signer 2; flip igjen og skriv navnet på Signer 3. Hopp ned en linje mellomrom og skriv Signer 1s posisjon eller tittel, flipp over og gjør det samme for Signer 2 og Signer 3 så at deres titler er direkte under deres maskinskrivne navn.
For fire signere, hopp ned fire linjeplasser og skriv Signer 1 navn flush med venstre margin. Gå over til midten av siden og skriv Signer 2 navn; hopp ned til neste linje og skriv inn posisjonen eller tittelen på Signer 1 og Signer 2 direkte under navnene sine. Hopp over fire andre mellomrom og gjenta formatet for Signer 3 og Signer 4.
Sirkulere utkastet ditt
Fordi du komponerer et brev på vegne av mer enn en person, er det en god praksis å sirkulere utkastet før du ber om signaturene. Fortell dem du ønsker, og send utkastet via e-post eller ved å besøke hver person individuelt. Når alle er enige om innholdet og leveransen av brevets melding, utarbeide den endelige versjonen og la alle vite at du personlig vil sirkulere den for signaturene sine.
