Hendelser er viktige verktøy for bedrifter for ulike formål; Noen kan være interne og fokuserte på ansatte, mens andre er for markedsføring. Uansett går samme type planlegging inn i arrangementet, og de samme detaljene må tas med i betraktning for at arrangementet skal komme som en suksess. Hendelser krever nøye planlegging og forberedelse. Å følge et foreskrevet system kan bidra til at hendelsen går jevnt.
Bestem målet ditt for arrangementet. Hvis du planlegger et markedsføringsseminar, vil ditt ansvar være annerledes enn om du planla en bedriftsgrilling. Sørg for at du får ekstremt detaljerte instruksjoner om hva som forventes; Det er praktiske komponenter som hvor mange folk kommer og hvor stor lokalet må være, og markedsføringsorienterte faktorer som om arrangementet er ment å skaffe kunder for selskapet eller om det er en fordel for ledelsen eller andre ansatte.
Lag et budsjett. Noen trenger å betale for arrangementet, og du trenger godkjenning før du kommer i gang. Ta hensyn til din tid, hallen, mat eller dekorasjoner, høyttalere eller aktiviteter og eventuelle andre hensyn som du anser nødvendige. Klargjør alt i et organisert format og hold deg til det når du lager ordninger.
Sett dagsordenen. Forbered en detaljert tidsplan og tilordne riktig tid for hver aktivitet. Bygg i et komplett program fra start til slutt, med åpnings- og avsluttende kommentarer om nødvendig.
Planlegg logistikk. Lei et sted, bestil mat, ansett en høyttaler og skriv ut invitasjoner. Besøk lokalet for å få en konkret titt på oppsettet slik at du kan forestille deg hvor maten skal settes opp og hvordan du skal ordne setene og bordene. Prøv å holde deg innenfor budsjettet ditt, men gjør endringer etter behov, alltid sjekke med høyere krefter før du gjør noen forpliktelser.
Publiser arrangementet. Hvordan du oppnår dette, vil i stor grad avhenge av hvilken type arrangement du planlegger. For en intern hendelse er det sannsynlig at et firma e-post eller noen få plakater henger på de riktige stedene, vil være tilstrekkelig. En markedsføringsbegivenhet vil kreve en hel markedsplan, muligens med reklame og noen direkte markedsføring som hjelpemidler.
Tips
-
Bruk et program for å spore dine planer; planlegger en hendelse krever gode organisatoriske ferdigheter. Gi veileder daglig eller ukentlig oppdatering på fremdriften din, slik at de er klar over hva som skjer.
Advarsel
Ikke prøv å klappe i forberedelsene dine for nær arrangementet. Gi deg selv den tiden du trenger for å gjøre det til en suksess.
