Microsoft beskriver Outlook-kalenderen som en «kalender og planleggingskomponent som er fullt integrert med e-post, kontakter og andre funksjoner», slik at brukeren kan opprette avtaler og arrangementer, organisere møter, vise gruppeplaner og utføre andre oppgaver. Outlook har også notatkompetanse, en journal og nettlesing, og tillater tredjeparter å administrere selskaps- og individuelle kalendere fra eksterne steder. Outlook kan konfigureres og synkroniseres med en persons PDA eller smarttelefon for på-farten og kalenderhåndtering.
Åpne Outlook ved hjelp av en personlig datamaskin, PDA eller smarttelefonenhet. Outlook åpner opp for å vise postkassen, e-postprogrammet. På venstre side av skjermen finner du kalenderfanen for å få tilgang til kalenderprogrammet.
Klikk på kalenderfanen for å hente opp det personlige kalenderprogrammet. Kalenderen vil ofte vise dagens dag i uken eller ukes oppsummering, og oppgi alle tidligere oppføringer eller avtaler for en enkeltperson eller flere personer i selskapet.
Finn hjemknappen øverst på skjermen og velg nye elementer fra rullegardinmenyen. En hendelse, uavhengig av typen, er et nytt element, og hver ny begivenhet må oppgis separat.
Velg fanen hele dagen, hvis hendelsen vil oppstå i løpet av hele dagen. De fleste hendelsene skal ha en start- og sluttid. Et nytt popup-vindu for hendelse vil bli opprettet.
Skriv inn et emneoverskrift for hendelsen i emnefeltet. Faget er det som vises i sammendrag av kalenderen etter at hendelsen er opprettet. En plassering for arrangementet må også gis.
Klikk på ikonet Alternativer for å indikere statusen til hendelsen for andre seere i kalenderen. Statusindikatorene er fargekodede og inkluderer Ikke-status, opptatt, gratis eller status er foreløpig.
Velg start- og sluttidspunktet for arrangementet fra rullegardinmenyen. Hvis hendelsen varer i flere dager, angi den med start- og sluttider, og hendelsen vil dukke opp over flere dager i kalenderen Dag / Uke / Måned i kalenderen.
Klikk på lagre-knappen for å lagre den ekstra hendelsen og lukke nettleservinduet. Hendelsen skal vises i Dagens / Uke / Månedens oversikt over kalenderen. Hvis kalenderen er plassert i en offentlig mappe, vil andre kunne se hendelsen så snart den er lagt til.
Gjenta over trinnene for hver hendelse. Ikke-relaterte hendelser må legges til kalenderen individuelt. Dobbeltklikk på en dato fra Dag / Uke / Månedskalendervisning vil få tilgang til en snarvei til popup-vinduet for tilleggsprogram.
