Et evigvarende varesystem er et sett med regnskapsprosesser som hjelper et selskap med å rapportere finansielle inventardata. Mange selskaper bruker dette systemet - spesielt de som bruker et jobbordrekostnadsregnskapssystem, eller selger mange forskjellige typer inventar. Bedrifter må balansere fordelene og ulempene ved et evig system før det implementeres.
Nøyaktig rapportering
Bedrifter opplever ofte mer nøyaktig finansiell rapportering med et evigvarende varesystem. Regnskapsførere oppdaterer hovedboken etter hver beholdningstransaksjon. Dette resulterer i en generell hovedbokskonto som tett reflekterer den faktiske fysiske beholdningen på hånden. Eiere og ledere kan da foreta kvalitetsbeslutninger basert på nøyaktigheten av rapportering av lagerverdier. Flere lagertyper drar også nytte av denne metoden, da revisorer sporer hverandre nøye gjennom hovedboken.
Elektronisk ledelse
Perpetual inventarisystemer bruker ofte elektroniske metoder for registrering av transaksjoner. Et eksempel er strekkodesystemet en klærforhandler bruker ved salg av varer. Hver skanning registrerer data som oppdaterer selskapets varelager. Regnskapsførere bruker denne informasjonen til å balansere hovedboken. Bedrifter bruker også dataene til å bestille varer ved hjelp av et just-in-time-system. Elektronisk bestilling bidrar til å forhindre lager outs og tapt salg.
Koste
Mange evigvarende varesystemer er dyre. Kostnaden for disse systemene er todelt. Teknologien som er nødvendig for å få systemet til å fungere, kan være en stor kapitalutgift. Oppdatering av systemet for nye endringer i teknologien er også kostbart. Trening ansatte til å bruke systemet på riktig måte er enda en utgift. På administrasjonssiden må selskapene finne regnskapsførere som kan jobbe med systemet og håndtere hyppige endringer i hovedboken.
Prosess
Perpetual lager systemer er ofte tidkrevende. Elektroniske oppdateringer til selskapets hovedbok kan føre til behov for kontosammenlikning. Regnskapsførere vil ofte tilbringe mange timer hver uke eller måned for å forene inventar. Vedvarende feil kan også føre til ytterligere komplikasjoner. Regnskapsførere må rette feil og balansere beholdningskontoen før lukning av selskapets bøker. Rapportering av unøyaktige beholdningsfigurer kan utløse en revisjon, noe som resulterer i potensielle problemer for selskapet.
