I et forsøk på å spare tiden bortkastet mens du skifter fra en oppgave til en annen, batcher mange bedrifter ulike prosesser, og sammenlaster de samme prosessene for å gjøre alt på en gang. Ved batching av kundefakturaer, vil du behandle flere kundefakturaer alt på samme tid. På samme måte, når det kommer tid til å betale regninger, kan du sammen med alle fakturaene du mottok fra leverandører sammen, betale alle fakturaene samtidig.
Flere former for batching
Grunnleggende om batching er det samme, bare å gjøre samme oppgave repetitivt i stedet for å bytte fra en oppgave til den neste. Batching sparer tid, og arbeidet flyter lettere, da det er en slags samlebåndsprosess. Når det gjelder regnskapsføring, og spesielt batching av fakturaer, er det to forskjellige typer. Den første typen oppstår når du sender fakturaer, og det andre skjer når du mottar betalinger på en faktura du har sendt.
Batching Fakturaer skal sendes
Batching fakturaer som skal sendes, kan være så enkelt som å opprette fakturaene i programvaren din, og deretter klikke på avkrysningsboksen "som skal skrives ut". Når du har opprettet alle fakturaene, kan du skrive ut dem eller til og med sende dem alle på en gang. En annen form for batching gjør at du kan opprette flere fakturaer samtidig, hvis det gjelder samme tjeneste, men for flere kunder. Store selskaper kan batch skrive ut alle fakturaer i en egen utskriftsjobb som går om natten.
Batching Fakturaer Mottatt
Den andre form for batching håndterer flere fakturaer som et selskap mottar på en bestemt dag og behandler dem alle sammen som en innskuddstransaksjon. Hver betaler krediteres for sin del, men i regnskapsmessige sammenhenger legges fakturaene sammen, og det gjøres en enkelt regnskapsføring for det totale beløpet, heller enn behandlingen av de enkelte beløpene.
Er Batching Fakturaer foretrukket?
Å holde kundefakturaer i flere dager til du får en stor haug og deretter behandler og sender dem ut alt i ett parti, kan være en feil for en liten bedrift fordi den kan forsinke kontantstrømmen din unødvendig og legge belastningen på budsjettet. Dette er imidlertid ikke så mye av et problem for et stort selskap fordi volumet av kundefakturaer ville være større, slik at forsinkelsen ville bli kortere.
