Et brev om bedriftsforespørsel kan være en effektiv måte å be om en betaling, søke på anførselstegn eller anslag eller oppfordre til informasjon. Profesjonelt skrevet bokstaver er spesifikke, detaljerte og til-punkt. De gir også all informasjon mottakeren trenger for å følge forespørselen på en rettidig og nøyaktig måte.
Bruk profesjonell formatering og språk
Et brev om bedriftsforespørsel skal skrives på firmaets brevhode og komme fra den enkelte eller avdelingen som stiller forespørselen. For eksempel bør et brev til en potensiell jobbkandidat som ber om tilleggsinformasjon, komme fra menneskelige ressurser eller ansette sjef, mens en forespørsel om å spørre om produktprøver skal komme fra innkjøpsavdelingsveilederen. Følg tradisjonell forretningsbrev formatering gjennom og bruk formelt språk for å formidle et profesjonelt bilde. For eksempel, "Kjære Ms Smith."
Kom til poenget
Skriv en åpning som forteller leseren hva du trenger rett utenfor flaggermuset. For eksempel: "Din konto er 90 dager i forfallsdato og krever omgående handling," eller "Ditt CV er imponerende, og jeg vil gjerne se anbefalingsbrev, så vel som dine collegeutskrifter." Ikke gjør mottakeren vass gjennom overflødig informasjon for å komme til ditt poeng.
Vær spesifikk
Gi all informasjonen mottakeren trenger for å møte forespørselen din, for eksempel bestillingsreferanse eller kontonumre eller kopier av kontrakter eller retningslinjer. Referansebeskyttelser eller vedlegg i kroppens brev. For eksempel, "Som du ser i vedlagt kopi av vår opprinnelige avtale, er produktleveransen planlagt den første mandagen i hver måned. Dette er en forespørsel om å endre datoen til den tredje måndagen i hver måned."
Gjør din forespørsel
Detaljene nøyaktig hva du vil skje neste, så det er ikke noe rom for misforståelse fra mottakeren. For eksempel: "Din faktura må betales i sin helhet innen 15. juni 2015, eller vi vil bli tvunget til å avbryte tjenesten din." Gjør det enkelt å overholde ved å legge inn en selv adressert stemplet konvolutt, en kobling til selskapets nettsted for betalingsalternativer, en adresseliste eller din fulle postadresse.
E-postforespørsel brev
Mens samme grunnleggende tilnærming gjelder både e-post og vanlig post, er det noen forskjeller å merke seg. Bruk firmalogoen din og elektronisk signatur og opprettholder alle andre formelle forretningsformularer. Også, be om tilbakebetalingskvittering for å bekrefte at mottakeren mottok korrespondansen din.
Holde oversikt
Skriv ut en kopi av forespørselsbrevene dine for din egen referanse. Dette er spesielt viktig hvis du skriver inn samlingsbokstaver. I tilfelle en gjeld må videresendes til et samlingsbyrå eller en advokat, får du en papirspor som angir hva du har gjort for å samle gjelden til dags dato.
