Best practices for kontraktsstyring anbefaler regelmessig revisjon av kontraktsoverensstemmelser. I motsetning til finansregnskapsrevisjoner, som vanligvis skjer årlig, skjer kontraktanmeldelser hyppigere. For eksempel inkluderer en revisjonsplan for ingeniør- og byggekontrakter ofte månedlige betalingsrevisjoner, samt kvartalsvis, halvårlig eller årlig revisjon for lengre prosjekter. Fullstendig forståelse av revisjonsprosedyrer øker sjansen for at du får tak i feil som ellers kan føre til sløsing med utgifter og kostnadsoverskridelser.
Etablere revisjonsmål
Hvor gjennomgangen skjer i kontrakten, vil livssyklusen avgjøre revisjonsmål. En kontrollrevisjon - en som foregår tidlig i kontrakts livssyklus - fokuserer typisk på å evaluere entreprenørens prosesser og interne kontroller. Målet er å forbedre kommunikasjon og identifisere og effektivisere prosesser som er utsatt for overforbruk. En gjenopprettingskontroll - en som finner sted månedlig eller før den endelige kontraktsbeløpet forfaller - søker etter faktureringsavvik, for eksempel ugyldige, overdrevne og duplikatavgifter. Målet er å forhindre faktureringsfeil og gjenopprette overbetalinger.
Monter revisjonsgruppen
Ved å bestemme størrelsen og sammensetningen av revisjonsteamet, se på størrelsen og kompleksiteten i kontrakten. I det minste bør både kontroll- og gjenopprettingskontrollteam inneholde kontraktsjefen, en representant fra regnskapsavdelingen og en nøytral tredjepart. Store eller komplekse kontrakter kan imidlertid kreve ekstra lagmedlemmer som er kjent med kontraktstyring og revisjonshandlinger. Hvis revisjonen avdekker svindelaktige aktiviteter, kan det være nødvendig å ta med en erfaren rettsmedisinsk revisor eller bedriftsforsker.
Kontroll revisjonsprosedyrer
En kontroll revisjon ser hovedsakelig på fakturering og betalingsprosedyrer og forebyggende kontroller. Prosedyrer inkluderer en intensiv gjennomgang av kontrakten, og både entreprenørene og leverandørens fakturerings- og betalingsopplysninger. Gjennomgangen ser etter tilstrekkelige interne kontroller som for eksempel arbeidsdeling, autorisasjonssystem og informasjonssikkerhet. Tester kan inkludere å skape, behandle og betale en prøvefaktura, og introduserer ofte forsettlige feil for å se om eksisterende kontroller er effektive.
Revisjons revisjonsprosedyrer
Månedlig gjenopprettingskontroll avstemmer entreprenørens siste jobbkostnadsrapport til beløpene som faktureres i den nåværende perioden. Revisorene begynner med å gjennomgå jobbkostnadsrapporten og sammenligne den med kontraktsregning og betalingsbetingelser. Basert på tilstedeværelsen av eventuelle røde flagg kan revisor velge og teste noen få eller flere utvalgstransaksjoner for ulike typer kostnader som arbeidskraft, materialer, administrasjon og overheadkostnader. Transaksjonstester består vanligvis av omberegninger og konstruksjon av revisjonsstier. I følge KPMG ser revisjons-, skatte- og rådgivningsfirmaet ut til avvik som betydelige overtid, kostnadsreklassifiseringer, kostnadsopptjening, uvanlige eller manglende kostnadsbeskrivelser, store eller uvanlige dollarbeløp, kostnader påløpt før kontrakten begynte og hjemmekontorets overhead kostnader.
Opprett en oppfølgingsrapport
Etter revisjonen utarbeider og legger laget en sluttrapport til bedriftseier og entreprenør, vanligvis i møte fra møte til møte. Selv om funnene bestemmer hvor mye informasjonen i rapporten inneholder, er det fokus på å identifisere, forklare og gi anbefalinger for å korrigere uoverensstemmelser eller ineffektive prosedyrer. Revisor oppgir også målene, samt forklarer kontraktsrevisjon og revisjonsprøveprosedyrer.
