Kirkens medlemmer bidrar ofte til monetære donasjoner til deres kirke som en del av tiende og som en måte å bidra til å fremme kirkens videreføring. Når donasjoner blir gjort, sporer en kirke beløpene. Donorer trenger en oversikt over deres bidrag når de fullfører sine føderale inntektsskatter. Folk skriver bort kirkedrag, noe som ofte fører til at deres skatteplikt faller. En avskrivning er bare tillatt dersom personen har en skriftlig oversikt over donasjonene.
Følg skattelovene. Ifølge IRS-publikasjonen 1771, for at folk skal ta et skattemessig fradrag for kirkedag over 250 dollar, er det nødvendig med skriftlig bekreftelse fra kirken. På grunn av loven er det viktig for kirker å korrekt registrere alle donasjoner de mottar.
Opprett bidragsopplysninger ved hjelp av et tekstbehandlingsprogram. I løpet av året bruker mange kirker et regnearksprogram for å registrere alle mottatte donasjoner og hvem som gjorde bidragene. Hver uke legges beløpene til og lagres i regnearket. Bruk beløpene som er oppført i regnearket, for å utarbeide bidragsrapporter.
Inkluder kirkens informasjon. En bidragserklæring må inneholde flere viktige detaljer: Kirkens navn, adresse og telefonnummer, enten med på brevpapir eller skrevet inn i dokumentet; og tidsperioden for uttalelsen. Bidragserklæringen kan angi "For året som slutter 31. desember 2010" eller "For kalenderåret 2010."
Skriv inn bidragsyterens navn og adresse. Hver person som laget donasjoner, bør få en uttalelse. Hver uttalelse må inneholde navnet på bidragsyteren, hans adresse og den totale summen av bidragene.
Ta med en eller to setninger angående donerte midler, som sier at bidragsyteren ikke mottok noe til gjengjeld for sine donasjoner.
Tilbyr takknemlighet. Mange kirker inneholder også en kort setning som takker bidragsyteren til donasjonene han gjorde gjennom hele året. Dommen er ikke nødvendig, men det er en fin måte for en kirke å si takk.
