En liten pengefond er små mengder kontanter, en virksomhet setter til side for vanlige utgifter som kontorrekvisita, porto på grunn av post eller drivstoffutgifter. Det er et fond som er tildelt lønnskostnader for hvilke selskapet ikke skriver en sjekk eller kjøp på konto. Også kjent som et "forskuddsfond", fylles det nøyaktig i det beløpet som er brukt av det. Fondets balanse skal alltid være lik balansebeløpet etablert for fondet.
Skriv journalinnlegget når småkassefondet er opprettet. Anta at den lokale bokhandelen fastslått at $ 100 kontant skal holdes tilgjengelig for diverse utgifter. En to-linjers journaloppføring bør registreres for denne transaksjonen: Linje 1: Småbrød: Debet: 100,00; Linje 2: Kontanter: Kreditt: 100,00; Som inngangen indikerer, har det ikke vært brukt midler på diverse utgifter hittil.
Ta opp journalinnlegget for diverse utgifter og fyll småbehandlingsfondet. Forutsatt at du bruker eksemplet i trinn 1, brukte bokhandelen $ 25 på gass, $ 12,50 på kontorrekvisita, $ 28 på måltider og $ 11,50 på porto. Følgende oppføringer skal registreres under overskriften "Utgifter fra småkasse": Linje 3: Utgifter fra småpengelinje 4: Gass: Betaling: 25,00; Linje 5: Kontorutstyr: Debet: 12,50; Linje 6: Måltid: Debet: 28,00; Linje 7: Porto: Debet: 11,50; Linje 8: Kontanter: Kreditt: 77,00; Du tømmer kontanter fra fondet med kjøpene. Derfor debiteres de kjøpte varene, Linje 4 til Linje 7, og den totale uttømte mengden kontanter krediteres på linje 8. Kvitteringen for utgifter i dette eksemplet er $ 77. Derfor må kontanter i mengden $ 77 legges til småskuff skuffen for å fylle opp fondet.
Gjør justeringer for kontanter kort og over. Selv om det tas forsiktige skritt for å sikre intern kontantstyring, oppstår det feil. Spesielt når man håndterer små penger og bytter, er summen ikke alltid lik andelene. Hvis $ 21 er beløpet igjen i småskuff skuffen, men kvitteringene bare legger opp til $ 77, legger beløpet igjen i skuffen og kvitteringene opp til $ 98; $ 2-mangelen fra den første etablerte småfinansfondet på $ 100 er referert til som kort kort og over. Nå vil journalinnlegget se ut som følger: Linje 3: Utgifter fra Small Cash Line 4: Gass: Debet: 25,00; Linje 5: Kontorutstyr: Debet: 12,50; Linje 6: Måltid: Debet: 28,00; Linje 7: Porto: Debet: 11,50; Linje 8: Kontant kort og over: Debet: 2,00; Linje 9: Kontanter: Kreditt: 79,00; I dette tilfellet må kontanter på $ 79 legges til småskuff skuffen for å fylle opp fondet.
