Du er forståelig nok skuffet over å få en formell avvisning av noe slag. Men husk, omtrent enhver beslutning kan appelleres, noe som betyr at den beslutende parten skal ta en ny titt og revurdere sin beslutning. Måten du skriver om vurderingsbrevet ditt, kalles også et klagebrev, har mye å gjøre med om forespørselen din vil bli æret, eller vil til og med få et nytt blikk.
Vær kort og direkte
Folk som tar beslutninger som disse hver dag, blir overveldet av kommunikasjon, inkludert mange omtalebrev. Så deres første inntrykk av brevet kan påvirke hvordan de føler seg om din forespørsel før de selv har lest den. Hvis det er crammed med lange avsnitt, er de trette fra starten; og kan til og med skyve den til bunnen av haugen. For å få det beste inntrykk:
- Hold brevet til en side.
- Skriv korte avsnitt.
- Bruk kulepoeng for å gjøre det enklere å lese.
Bruk riktig forretningsstil
Et revurderingsbrev, eller rekonstruks, er viktig og krever derfor formell forretningsformat og stil. Vær oppmerksom på disse punktene når du setter opp brevet:
Bruk blokkformat: Blokk og innrykkede formater er de mest brukte i forretningsbrev. I blokkformat er hver linje flush til venstre. Paragrafene er angitt med en ekstra linjeplass i stedet for innrykk. Selv om du kan bruke enten, vil blokkspill gjør kulepoeng skiller seg ut fordi alle andre kopier er spylt til venstre.
Begynn med adressen din: Hopp over adressen din hvis du bruker brevpapir. Hvis ikke, skriv adressen din på to linjer: Gateadresse på linje ett og by, stat og postnummer på linje to. Stave ord som "Street", "Road" og staten din. Ikke ta med navnet ditt i denne delen.
Legg til datoen: Hopp over en linje og legg til dagens dato hvis du skal sende brev i dag eller i morgen. Hvis du sender det senere, må du legge det nær når du sender det. Eller endre datoen like før du skriver ut og mailer den. Å ha en nåværende dato formidler at brevet ditt er viktig. Hvis det er en uke gammel på det tidspunktet som beslutningstaker ser det, ser det ut som gamle nyheter som ikke har betydning for det.
Legg til mottakerens informasjon: Hopp over en linje etter datoen og bruk så mange linjer som du må inkludere all mottakerens relevante opplysninger, inkludert formelt navn, fullstendig og nøyaktig tittel og firmanavn og adresse.
Eksempel på å skrive et rekordbrev til en dommer:
Den ærverdige John H. Cranston
Tingsretten (eller hva domstolenes fulde navn er)
Domstolens adresse
By, Stat postnummer (ingen komma mellom stat og postnummer)
Eksempel på å skrive et rekonstruksjonsbrev til et høyskole:
Meredith P. Johnston
Dekan av studenter
Milbert College
gateadresse
By, stat og postnummer
Hilse formelt: Bruk det fulle formelle navnet fra avslagsdokumentet. For eksempel, "Kjære dommer Cranston:" eller "Kjære dekan Johnston:" Merk at hilsen slutter med et kolon.
Trygt, ikke arrogant: Tonen du tar på å skrive din rekonstruksjon, kan være en make-of-break-faktor. Ikke ta en antagonistisk, sint eller overlegen tone. Sikt å være trygg på din forespørsel, men ydmyk i å spørre.
Oppgi din forespørsel opp foran
Et rekonstruksjonsbrev er ikke stedet for en smart åpning. Beslutnings beslutningstakere vil vite hva du skriver om. For eksempel:
"Jeg skriver for å spørre om at du vurderer din beslutning i saknummer 4325671, som ble gitt på (måned, dag, år). Beslutningen er vedlagt dette brevet for din bekvemmelighet."
Ved å legge ved en kopi av avgjørelsesbrev eller -dokumenter, blir det lettere for mottakeren å henvise til sakens detaljer uten å måtte se opp. Det reduserer også sannsynligheten for at de vil sette brevet ditt til side mens du ser etter saksdokumenter.
Legg til ny informasjon
Din beste sjanse til at avslaget blir revurdert og reversert, er hvis du har ny informasjon i din rekonstruksjon som ikke ble gitt ved tidspunktet for den første avgjørelsen. Gjør det klart at dette er ny informasjon og forklare det kort, men så det er lett å forstå. For eksempel, hvis du har blitt fjernet fra skolen på grunn av brudd på reglene, eller anklaget for en forbrytelse i retten:
"Jeg har ny informasjon som påvirker denne saken:
- Et vitne har kommet fram med bevis som plasserer meg langt fra hvor de aktuelle aktivitetene skjedde.
- Vitnet er sverget og notarisert uttalelse er vedlagt. "
Plasser rasjonelt, ikke følelsesmessig
Hvis du ikke har ny informasjon, kan du prøve å gi saken en ny skråstilling eller be om at den blir revurdert annerledes. Mennesker som tar disse tøffe beslutningene, mottar mange rekordbrev som ber om at beslutninger blir revurdert. De har hørt alle tenkelige unnskyldninger og anklager før. Hvorfor bør du være unntaket? Unngå å uttrykke dine trengsler eller ødeleggelser. Alle som blir avvist, er opprørt, men det er ikke en gyldig grunn til å få beslutningen reversert. For eksempel, i tilfelle av høgskolen opptak avvisning, i stedet for:
"Jeg vil være den eneste familiemedlem i tre generasjoner som ikke går på Milbert College."
Oppgi saken din på mer rasjonelle vilkår og adresser fordelene til skolen:
' Tolv medlemmer av familien min er stolte Milbert College-kandidater, og tre laget varige bidrag som fordeler alle studenter:
- Championing byggingen av Tower Arch.
- Innsamlingsfond for utvidelse av biologisk avdeling.
- Styre den årlige Fulton Poetry Competition.
Jeg vil også legge til mine bidrag til Milbert College. Av disse grunnene tror jeg at min status som en eldre søker burde gis ytterligere vurdering. "
Lukke omtalebrevet ditt
Legg inn omtalebrevet ditt med en rask takk. Legg til en formell avslutning og oppgi at vedlegg er inkludert. For eksempel:
Takk for at du tok deg tid og krefter for å revurdere min beslutning.
Vennlig hilsen,
(Hopp over fire linjer for å signere navnet ditt)
Ditt fulle navn
Tittel, hvis det er aktuelt
(Hopp over en linje)
Vedlegg: rettsbeslutningsdokumenter
Bruk et grammatikk- og stavemåteprogram for å sjekke og rette eventuelle feil. Skriv ut, skriv og send omtalebrevet ditt umiddelbart.
