Regneark er et populært verktøy på kontoret, og kan også være nyttig hjemme. Enten du trenger en tidsplan for detaljer og automatisk legger opp kostnadene for et bryllup, produserer en faktura for freelance-klienten eller lager et sett med regnskap for bedriften din, er regnearkene opp til oppgaven.
Det kan være en læringskurve hvis du vil bruke noen av de mer avanserte funksjonene, men når du forstår hvordan regneark fungerer og deres evner, vil du se at bruken er nesten uendelige.
Hva er et regneark?
Et regneark er et elektronisk dokument som bruker rader og kolonner til å lagre og manipulere data. Det er et digitalt, programvarebasert regneark, modellert etter papirformen til en regnskapsførerens nettpapir. Rynene og kolonnene danner celler som har separate data-deler. Du kan bruke regneark til å utføre matematiske beregninger og andre manipulasjoner på dataene du skriver inn.
Mange bruker også regneark til å registrere og lagre data som har flere attributter. For eksempel kan en persons navn, deres adresseopplysninger, navnet på firmaet de jobber for, deres tittel og forretningsforholdsstatus brukes til en salgsprosjektdatabase.
Du kan sortere data i et regneark og utføre ulike typer analyser på den. Du kan også bruke ulike formler og funksjoner til dataene. Regneark gir muligheten til å organisere informasjonen din og bruke den som grunnlag for å lage tabeller, diagrammer og grafer for analyse.
Hvorfor bruke et regneark?
En av de mest populære grunnene til å bruke regneark er å lagre, registrere og skrive ut data. Det er enkelt å organisere og sortere data med et regneark, og på grunn av oppsettet med rader og kolonner av celler, kan du klikke hvor som helst for å oppdatere informasjonen uten å måtte bekymre deg om usynlige mellomrom, retur eller faner som du ville i noen andre programmer for eksempel et tekstbehandlingsprogram.
Du kan automatisere ulike funksjoner for å kjøre beregninger, slå opp bestemte elementer eller trekke oppdateringsinformasjon fra andre programmer eller på nettet. Eksempelvis kan regnskapsførere legge til nye data hver måned til regnearkene sine og bruke en enkel "sum" -formel for å oppdatere total dataene automatisk.
Regneark gir en rask, enkel måte å vise data på, og dele den med andre. Du kan skrive inn data eller kopiere den fra et annet program og lime det inn i et regneark, lagre filen og enkelt sende den til noen andre. Kontorarbeidere kan lagre et regneark på kontoretettverket sitt for å tillate andre å åpne filen og oppdatere ulike deler av den.
Regneark gir muligheten til å lagre store mengder data på ett sted fordi en regnearkfil har mer enn ett ark i den. Hver fane i filen heter et regneark, og filen kalles en arbeidsbok. Du kan lagre finansiell informasjon, formatert i regnskap, for en liten bedrift, og bruk en annen fane for hver måned i året. Du kan deretter legge til en annen fane som bruker koblinger for å oppsummere og legge opp alle dataene i en årlig figur.
Slik bruker du Google Excel
Excel er navnet på Microsoft Office-regnearkproduktet, men du kan bruke det med Google, i stedet for å bruke Googles regnearkprogram. En av de største fordelene ved å bruke Microsoft Excel-regnearkprogrammet i Googles søknad Google Disk er at du kan jobbe på Excel-regneark på nettet.
Med Microsoft Office, med mindre du har det elektroniske Office 365-abonnementet, vil du bare kunne få tilgang til Excel-regnearkfilene fra egen datamaskinens harddisk eller nettverksfilmappe. Hvis du vil jobbe på Excel-regneark i Google-stasjonen, kan du også konvertere Excel-regnearket til en Google Sheets-fil. Hvis du laster opp en Excel-fil som skal lagres i Google Disk, og prøver å åpne den, vil du se et statisk dokument som ikke lar deg gjøre endringer.
Imidlertid har Microsoft og Google forbedret sin evne til å jobbe sammen på Microsoft Office-filer i Google. Du kan installere Google Disks plugin for Microsoft Office, funnet i Google Play. Når du har installert plugin-modulen når du åpner Microsoft Office-programmene dine, ser du en rullegardinmeny som sier Google Disk, og den gir deg ulike muligheter for å åpne, redigere og lagre Microsoft Office-filene dine, samtidig som du beholder dem i Microsoft Office-formatet mens du lagrer dem inne i Google Disk.
For å få plugin-modulen, utfør et online søk i nettleseren din for Google Disk-plugin for Microsoft Office. Du blir bedt om å laste ned "_driveforoffice.exe "_ fil og følg en enkel installasjonsprosess.
Slik bruker du Google-ark
Hvis du vil opprette et regneark i Google Sheets, må du forsikre deg om at du er logget inn på Google-kontoen din, åpne en nettleserknapp, navigere til drive.google.com eller sheets.google.com og opprett et nytt arkdokument.
Når du har navigert til Google Disk, bruker du menylinjen til venstre på skjermen eller den røde knappen "+" nederst til høyre på skjermen, og oppretter et nytt arkdokument, og du vil være klar til å begynne å bruke din regneark. Google Sheets lar deg enkelt samarbeide med andre mennesker online når du sender dem en link til regnearket ditt. Flere personer kan aktivt jobbe i filen samtidig, og du kan se hvem som er i filen, og til og med hvilket regneark-faneblad og celle de jobber med. Med Ark kan du også bruke Googles andre integrerte verktøy, for eksempel å oversette tekst i regnearket ditt, ved hjelp av formler for automatisk å hente aksjekursdata fra nettsider og importere andre typer data direkte fra nettsider til regnearket.
Google Sheets tilbyr forhåndsbygde maler for ulike bruksområder som et budsjett, frilansfaktura, selskapsregnskap, prosjektsporing, Gantt-diagram, ansattskiftplan, salgskontaktdatabase og mer. Du kan også finne disse og andre maler i Microsoft Excel og andre regnearkprogrammer. En av fordelene med Google Sheets er at arbeidet ditt blir lagret automatisk hvert par sekunder. Hvis du bruker Excel regnearkprogrammet, har du muligheten til å lagre automatisk, men det er ikke standardfunksjonen, og du kan miste arbeid, med mindre du manuelt lagrer arbeidet ditt ofte.
Grunnleggende regnearkfunksjoner
De grunnleggende funksjonene i et regneark innebærer lagring av tre typer data, som er tekst, tall og formler eller funksjoner. De fleste bruker regneark til å utføre grunnleggende matematiske beregninger, for eksempel tillegg, subtraksjon, multiplikasjon og deling på dataene sine. Du kan også lagre rader med data med flere attributter, for eksempel navn og adresse detaljer.
Regneark har vanligvis mange rader for å imøtekomme en stor mengde data, med maksimalt to millioner celler består av mange kolonner og rader du trenger, opp til den cellegrensen. Microsoft Excels nyeste versjon tilbyr for øyeblikket 1.048.576 rader og 16.384 kolonner for å lagre dataene dine.
Regnearkdata kan kopieres som tabeller og limes inn i andre programmer, for eksempel et tekstbehandlingsprogram eller et lyspresentasjonsprogram, for å lage ulike tidsplaner for analyse, rapportering og presentasjon. Du kan også formatere dataene dine ved hjelp av farger, linjer, tekstbokser, bilder og mange andre funksjoner for å ta hensyn til bestemte deler av dataene dine eller regnearket.
Hva er avanserte regnearkfunksjoner?
Avhengig av om du bruker Google Sheets, Microsoft Excel eller et annet regnearkprogram, har du tilgang til mange avanserte funksjoner som kan hjelpe deg med å bygge alle typer modeller for å behandle og analysere data.
For eksempel kan du bruke regneark til å utføre statistiske regresjonsanalyser, diskontert kontantstrømmodellering og mange andre øvelser. Du kan opprette en arbeidsbok med flere regneark i den som inneholder regnskapsopplysninger for hver måned i et år. Du kan da opprette et annet regneark i samme arbeidsbok eller en ny arbeidsbok, som har forutsetninger for vekst i virksomheten, salgsvolum, prosentvise kostnadsendringer og andre forutsetninger. Ved hjelp av formler og linker kan du deretter opprette et prognostisert regnskap som oppdateres automatisk når du endrer forutsetninger i fanen for regnearkets antagelser.
Du kan bruke en rekke forskjellige automatiserte formler og funksjoner, inkludert "if / then" formler som lar deg si om "X" -tilstand er oppfylt, og utfør så "Y" -funksjonen eller -formelen. Du kan til og med neste disse hvis / da setningene og Microsoft Excel kan håndtere opptil syv om / da setninger nestet innbyrdes, noe som betyr at du kan ha opptil sju betingede funksjoner, avhengig av hverandre, automatisk brukt på dataene dine.
Noen regnearkprogrammer tilbyr en makroopptaker, som lar deg registrere ulike trinn i en rutinemessig prosess, for eksempel regnearkformatering eller angi bestemte typer data uten å måtte vite Visual Basic eller et annet programmeringsspråk. I fremtiden, i stedet for å utføre de faktiske funksjonene i regnearket, kan du bruke hurtigtaster, og prosessen din utføres automatisk fordi trinnene er lagret i form av en makro.
Regneark tilbyr funksjoner som "målsøk", som lar deg iterere formler og løse dem for bestemte definerte svar og endre inngangene tilsvarende. Hvis du har store sett med data for å jobbe med, kan enkelte funksjoner identifisere og fjerne duplikater, sortere og filtrere dataene, konsolidere den, subtotal den, rangere den og se opp dataverdiene vertikalt eller horisontalt og returnere dem til et nytt bord. Dette er bare noen få eksempler på de mange avanserte funksjonene som regnearkene tilbyr.
Regneark versus databaseprogrammer
Mange bruker regneark til å lagre rader med data, og du lurer kanskje på hvorfor du ikke bare ville bruke et databaseprogram som Microsoft Access for å lagre dataene i stedet for å bruke et regneark. Mens database- og regnearkprogrammer både kan lagre rader med data med flere attributter, har hver sin styrke.
Excel, Google Sheets og andre regneark lagrer data med overskrifter på samme måte som et databaseprogram ville. Men med regnearkdata kan du gjøre automatiske formelberegninger eller manuelle beregninger enkelt på dataene. Regneark er også enkle å bruke, og du kan begynne å skrive inn og jobbe med dataene dine med en gang i stedet for å sette opp databasen som du ville i et program som Access. Med regneark kan du også enkelt lage diagrammer og grafer basert på dataene dine.
På den annen side har databaser en tendens til å være mer stabil. Med regnearkdata er det lett å feilaktig slette en celle, rad eller kolonne med data hvis du ikke betaler nøye oppmerksomhet, noe som er mye vanskeligere å gjøre innenfor et databaseprogram. I tillegg, hvis du har store mengder data, kan de bli uhåndterlige i et regneark, der databaseprogrammer er spesielt utviklet for styring av tusenvis og til og med millioner av rader med dataposter. Når du må kontinuerlig oppdatere elementer i hver rad dataposter eller utføre ulike typer sortering og rapportering, kan et databaseprogram være mer fornuftig enn et regneark.
