Bedrifter bruker mye dokumentasjon for å holde selskapene i gang. Å gjøre det medfører generelt større inntekter. To av de mest grunnleggende dokumentene selskapene bruker er salgsordre og fakturaer. Selv om det er noen likheter mellom dokumentene (f.eks. Begge kan oppgi firmaets og kjøperens adresser), er det også store forskjeller.
Handling
Salgsordrer indikerer at firmaet som leverer varer eller tjenester må ta tiltak (dvs. for å fullføre bestillingen). Vanligvis innebærer dette å finne produktet, pakke det, etc., eller sette opp et møte slik at tjenester kan gjøres. Fakturaer indikerer at kjøperen av varer eller tjenester må handle. Dette betyr vanligvis at kjøperen må kompensere selskapet monetært for produktene eller tjenestene, som kan gjøres ved å sende selskapet en sjekk eller postanvisning, overføre penger fra en bankkonto eller gå til selskapets nettside og bruke et elektronisk skjema å betale med et kredittkort.
Avtrekker
Salgsordrer utløses av forbrukerens innkjøpsordre. Dette skyldes at et selskap ikke kan liste opp elementene eller tjenestene som en person ønsker, til den enkelte lar selskapet vite hva som er ønsket. Fakturaer utløses ved ferdigstillelse av et salg eller en tjeneste. Dette skyldes at selskapet ikke kan belaste en person for produkter som aldri ble levert eller for en tjeneste som aldri ble gitt.
Listing
Salgsordrer lister produktene eller tjenestene som forbrukeren ønsker. Dette kan være en enkelt vare / tjeneste, eller det kan være en omfattende liste over flere produkter / tjenester. Disse er ofte oppført med et vare- / servicenummer og en kort beskrivelse. Fakturaer angir hvor mye penger som skylder for disse produktene eller tjenestene. Fakturaen kan gjenta produkt- og tjenestelisten for å vise tydelig hvordan samlet skyld er oppnådd, men hovedmålet er å indikere at penger skal betales.
Dato
Salgsordrer angir datoen forbrukerens forespørsel om et produkt eller tjenester ble behandlet. Dette betyr at datoen som vises angir en tid tidligere. Fakturaer angir datoen for at pengene skal betales for disse produktene eller tjenestene. Dette betyr at datoen som er oppgitt, indikerer en tid i fremtiden.
Bruk
Salgsordrer brukes til å godkjenne, spore og behandle ferdigstillelse av en ordre. For eksempel, når salgsordren er mottatt av kjøperen, hvis det foreligger feil som manglende varer / tjenester, feilaktige varer / tjenester, etc., kan kjøperen kontakte selskapet for å revidere bestillingen og rette den. Fakturaer brukes til å kommunisere at bestillingen er fullført. Ved denne tiden har varene / tjenestene blitt levert eller gjengitt, slik at den enkelte ikke kan gjøre endringer.
