En faktura er et dokument som en leverandør sender til en kjøper sammen med en forsendelse av varer. Det legger ut elementene som er inkludert i leveransen og beløpet skyldes for dem. En erklæring er en oppdatert rapport om hva en kunde fremdeles skylder en leverandør på konto.
Intentforskjeller
Hovedformålet med en faktura er å spørre en kjøper for betaling. Fakturaen informerer også kjøperen om kostnaden for hvert element som inngår i en innkjøpsordre. Det er leverandørens kommunikasjon om hvorfor kjøperen skylder et bestemt beløp. Hovedformålet med en erklæring er å tvinge en kjøper til å foreta betaling på konto. Mens en erklæring inneholder de siste kostnadene, underretter den også kjøperen om beløp som fortsatt skyldes tidligere kjøp.
Fakturaelementer
En typisk faktura inneholder et antall elementer relatert til den bestemte bestillingen. På toppen av fakturaen finner du en overskrift med fakturaens tittel, kontaktinformasjon for leverandøren og et kundenavn og nummer. Det har også et fakturanummer for sporing. Kjøpsdato, produktnavn, produktnummer, antall ordrer og per enhetskostnad er spesifisert for hver god bestilt. En subtotal for alle kjøpte varer, et salgsbeløp og en endelig sum vises vanligvis nederst på fakturaen. Den har informasjon på betalingsbetingelser og en betalingsadresse også.
Erklæring Elementer
En uttalelse er vanligvis ikke så intrikat eller detaljert som en faktura. Det viser datoen for hver transaksjon som er registrert i utsagnsperioden. Noen selskaper inkluderer kun ubetalte beløp på utsagn, mens andre viser alle transaksjoner i en gitt periode. Faktura nummer og faktura total fra hver faktura er spesifisert på utsagnet. Denne informasjonen tillater kunden å matche betalte og ubetalte fakturaer på utsagnet til fakturaer og kvitteringer. Erklæringen inneholder også betalingsbetingelser og betalingsinformasjon.
Datoer og betalinger
En faktura inneholder normalt datoen en ordre ble behandlet eller sendt, samt en dato for betalingen. En erklæring har en "uttalelsesdato", som er dagen uttalelsen er avsluttet og sendt til kjøperen. Det er best for kjøpere å betale rutinemessige avdrag når en faktura kommer frem for å vente på utsagn, rådgiver revisor Harold Averkamp. Uttalelser utstedes noen ganger før betalingen behandles. Således ved å konsekvent betale fakturaer, unngår du forvirring om en balanse er betalt når en erklæring kommer.
