Når du starter en ny organisasjon, bygger et lag eller definerer et prosjekt, er det viktig å vite hva formålet og omfanget er ment å være. Dokumentet som brukes til å klargjøre dette kalles et charter dokument.
Hva er et charterdokument?
Et charter er et formelt dokument som er som et veikart for hva en organisasjon, et lag eller et prosjekt er ment å være og oppnå. Det inkluderer hvem som er involvert, hva målene er, hvem har autoritet og over hva og hvem og hvis det er en livssyklus til gruppen eller prosjektet når det er ferdig.
En historisk øvelse
Charterdokumenter har eksistert siden middelalderen. Magna Carta, som dateres tilbake til 1215, avklarte rollen som King of England, mens han etablerte rettigheter for baronene, andre eiendomsbesittere og Kirken.
Gjennom historien har charterer blitt verdsatt dokumenter som avgrenser organisatoriske og prosjektrettigheter, samt hva som trengs for å bli oppnådd. Fra chartererte selskaper utrustet med kongelige krefter som de har lagt fram for å oppdage den nye verden gjennom dokumenter som dikterer koloniale rettigheter, er charteret i går lik i rammen til dagens organisasjonsdokumenter.
Hva er et prosjekt charter?
Et prosjekt charter definerer ikke bare ambisjoner og spillere i et prosjekt; det beskytter teamet mot fryktet "scope creep" som ser mange prosjekter blir urettferdig.
Et charter er utarbeidet før prosjektplanen; Det redegjør for mål og mål for prosjektet. Det inkluderer også prosjektbakgrunnen, forklarer dens formål og hva den trenger for å oppnå. Charteret skisserer omfanget av prosjektet og angir hva leveransen er, oppgaver laget er ansvarlig for og jobber laget ikke forventes å utføre også. Sistnevnte er avgjørende for å hindre "scope creep" som kan føre til stadig voksende ansvar, noe som i siste instans kan true frister.
Charteret bør også diktere ledelse, interessenter og lagmedlemmer. Det vil skissere kritiske datoer i prosjektet og budsjettet, sammen med risiko og forutsetninger, samt avhengigheter og begrensninger. Det må avklare myndighetsnivået til prosjektlederen, herunder om de er i stand til å ansette eller brannpersonale. Endelig bør det etablere en kommunikasjonsspillplan, inkludert parametere på hvor raskt svar forventes på spørsmål.
Et prosjekt charter er ment å bli signert av av prinsipielle interessenter og ledelse. Det bør redusere feilkommunikasjon og gi et sterkt ledende lys til prosjektets levetid. Det anses også som en måte å "selge" et prosjekt til ledelsen for godkjenning.
Skrive et godt lagstadg
Mye som et prosjekt charter, bør et team charter utføre de samme tingene for et lag. Dens komponenter er liknende, men brukes til laget i stedet for et prosjekt.
Det vil forklare hvorfor laget blir opprettet og hvilke typer prosjekter det vil spionhead, mens vi skisserer målene for lagets fremtid og klargjør parametere for å måle lagets suksess.
Charteret vil tydeliggjøre roller - hvem er ansvarlig, hva deres autoritet innebærer, hvem lagmedlemmene er, hvilke ferdigheter de alle bringer til bordet og hvordan disse ferdighetene best utnyttes. Dokumentet vil undersøke budsjettet tildelt laget, samt ressursene til disposisjon. Det fastslår også hvordan interne revisjoner og vurderinger vil bli gjennomført med hensyn til fremdrift på lagets prosjekter, sammen med utførelse av lagevalueringer og hyppigheten av disse. Kommunikasjonsmetoder og forventninger bør også skisseres.
Et godt team charter skal bidra til å holde miscommunication til et minimum og holde et lag fokusert på sine mål.
Charters som veiledende styrker
Charter dokumentet klargjør kraft strukturer, etablerer kommunikasjonsplaner og fungerer som en grov guide for budsjetter og tildelinger. Alt dette kan oppfattes som hamstringing saker før de selv kommer i gang. Men charteret bidrar til å beskytte prosjekter og lag ved å sette opp retningslinjer og klare ambisjoner samt begrensninger på forventninger og roller. Et godt skrevet charter dokument vil gi og beskytte omfanget for lag, prosjekter og organisasjoner.
