Mange virksomheter som ikke er kontobaserte, bærer kundefordringer i sine bøker. Dette er beløp som kundene skylder firmaet og regnskapsføres som inntekter i resultatregnskapet. Denne prosessen kan være utfordrende, og ofte mottas penger som ikke lett kan brukes på en kundekonto. Prosedyrer i dette området angir teknikker for å gjøre dette arbeidet mer strømlinjet og mindre tidkrevende.
Prosedyre 1: Innskuddsfond
Innskudd alle sjekker og mottatte kontanter, selv om de ikke kan identifiseres med kunder i kundefordringssystemet. Behandle kredittkortbetalinger raskt også. Du kan gjøre et notat i innskuddsskriften angående uidentifisert sjekk for å dokumentere situasjonen. Kopier av innskuddssedler er vanligvis tilgjengelige online, men ikke innskuddspostene. Lag kopier av elementene som ikke kan identifiseres med en gang, og arkiver dem etter mottakstidspunktet.
Prosedyre 2: Forskning
Ta opp filen med de eldste elementene og arbeid på de første. Prøv å finne lignende navn i systemet; kundenavnet kunne vært feilstavet. Du kan søke på alle åpne fakturaer som samsvarer med betalingsbeløpet eller en annen detaljert detalj om betalingen. Noen regnskapsavdelinger har filer på uidentifiserte elementer som er løst, slik at hvis du mottar en annen sjekk fra samme kunde, trenger du ikke å kaste bort tiden din med identifikasjonsproblemer.
Fremgangsmåte 3: Kontakt salgsavdeling
Kontakt salgsavdelingsansatte og spørre om utbetalinger som ikke kan matches i systemet. Siden fordringene stammer fra salgsavdelingen, vil selgere sannsynligvis huske salget og kunne gi deg nyttig informasjon.Pengene kan være for en forskuddsbetaling på et salg som ennå ikke er anerkjent, og i så fall må salgsavdelingen opprette fordringen i systemet. Hvis du finner ut at midler er mottatt for et salg som ikke er knyttet til salgsavdelingen, skal du varsle avdelingen og regnskapsføreren.
Fremgangsmåte 4: Spesifikk konto
Opprett en bestemt generell hovedbokskonto som skal brukes til uidentifiserte fordringer. Denne kontoen opprettes ofte som en gjeld med en kredittbalanse. Når du mottar ukjent betaling, debitere du kontanter og kreditere den uidentifiserte fordringskonto. Når du har identifisert hvilken kunde du vil bruke pengene til, kan du reversere journalinngangen og legge inn dataene i mottaksmodulen. Alternativt kan du bruke et kredittnota for å kreditere fordringen og null ut ansvaret.
Fremgangsmåte 5: Kontakt kunden
Hvis det ikke finnes en fordring i salgsavdelingen, er det neste trinnet å kontakte kunden og forsøke å få detaljer om salget. Noen ganger kan en småbedriftseier bruke sitt eget navn for salget, men betaler med en forretningskontroll, som ikke kan matches med en hvilken som helst konto. Hvis et telefonnummer ikke står på sjekken, må du kanskje bruke Internett for å finne kontaktinformasjon. Pass på at du har sjekken eller en kopi av sjekken foran deg når du snakker med kunden for å gi deg så mye informasjon som mulig.
Fremgangsmåte 6: Ny mottakelig
Hvis du etter en rimelig tid ikke kan finne kunden i systemet, spør regissøren om tillatelse til å opprette en ny fordring i systemet, legge til et notat om situasjonen og bruke sjekken mot denne nye kontoen. Avhengig av hvor mye sjekken er, er det ikke verdt å bruke mer enn en time eller så, og prøver å bruke pengene til riktig konto. Hvis du har for mange av disse elementene, må du møte med salgsavdelingen for å finne ut hva som ligger bak dette problemet, og prøv å rette det.
