Arrangementstyring innebærer bruk av prosjektledelsespraksis for å designe, planlegge og koordinere spesielle anledninger som fester, fondskassører, sportsaktiviteter og andre forhold. Avhengig av størrelsen på hendelsen brukes informasjonssystemer (dataprogramvare som vanligvis består av et datalager og brukergrensesnitt for å manipulere dataene) til å spore personell og ressurser.
Historie
Hendelsehåndteringsbransjen har vokst enormt de siste 50 årene, siden hendelser ikke lenger holdes utelukkende i storbyene. Siden 1949 har Konvensjonsforbindelsesrådet gitt verktøy og programmer for fagfolk fra industrien. Initiativet Accepted Practices Exchange har arbeidet for å utvikle relevante standarder siden 1997. Spesielt søker Teknisk rådgivende råd å utvikle standardskjemaer og protokoller for hendelsesstyringsinformasjonssystemer. Ved å sikre kompatibilitet mellom systemer, fremmer disse standardene effektivitet. Når det er et relativt uregulert yrke, er hendelsesledelse nå til og med et fagområde ved universiteter, som tilbyr sertifikat- og diplomprogrammer. Disse programmene gir spesialisert veiledning om vanlige hendelsesledelsesinformasjonssystemoppgaver som automatiserer mange planlegging og logistikkfunksjoner.
Funksjon
Et hendelsesstyringsinformasjonssystem er utformet for å lette sporingspersonell og ressurser som kreves for å kjøre hendelser. Typisk er hovedformålet å gi planlegging og registrering støtte. I tillegg tillater andre funksjoner tilpasset personellkrav til tilgjengeligheten til personalet. Systemet sporer også kostnader og utgifter. Etter hendelsen produserer systemet rapporter for administrativt personell. Informasjonssystemer for hendelsesstyring gjør det mulig for planleggere å utnytte prosesser og teknologi for å koordinere aktiviteter som resulterer i en vellykket hendelse.
Egenskaper
Ved hjelp av spesialisert programvare og maskinvare for å manipulere informasjon og data ved hjelp av spesifiserte prosedyrer, gir hendelsesstyringsinformasjonssystemer hendelsesledere med den informasjonen de trenger for å opprettholde en konkurransedyktig forretningskant. Informasjonssystemer for hendelsesadministrasjon støtter organisering av underholdning, personlig eller bedriftens aktiviteter. Skalerbare systemer lar deg planlegge, markedsføre og selge arrangementet ditt. Med andre ord, uansett hvor stor eller liten konferansen, partiet eller messen er, kan du bruke et hendelsesstyringsinformasjonssystem til å planlegge og drive det.
fordeler
Automatisering av registreringsprosessen ved hjelp av et hendelsesstyringsinformasjonssystem reduserer feil, og sparer også tid og penger. Å administrere donasjoner online øker sannsynligheten for bidrag. Mekanismer for å produsere nyhetsbrev og annen elektronisk kommunikasjon gir en kostbar (og miljøvennlig) måte å nå et bredt publikum på, og øker deltakelsen. Generelt gir hendelsesstyringsinformasjonssystemer deg mulighet til å strømlinjeforme kommunikasjon og redusere driftskostnadene.
betraktninger
Bruk databasene dine til å nøye vurdere målgruppen din for hvert arrangement. Bestem relevante markedsstrategier basert på resultater fra tidligere hendelser. Utfør analyser på logistikkdata for å fastslå områder med behov for operasjonell forbedring.
