Kunder bruker pengene sine der de føler seg verdsatt. Følelse verdsatt er også en faktor i ansettelsesretensjon. Investorer som legger penger inn i firmaet vil også føle seg verdsatt, selv om investeringen er bare noen få prosentpoeng i forhold til andre investorer. Din kundeservicepolitikk fastslår hvilke forhold du vil ha med de tre viktigste elementene i overlevelse av virksomheten din.
Trening
Kundeserviceavdelinger trenger måter å måle deres suksess på. Ansatte kan ikke forvente å gi ideen om god service hvis de ikke vet det. I boken Award-Winning Customer Service skriver Renee Evenson "Før du kan forvente at menneskene i organisasjonen din skal gi fremragende kundeservice, må de vite hvordan de skal gi fremragende kundeservice." Retningslinjer angir service retningslinjer og trene ansatte.
Klarhet
Ansatte hjelper eller hindrer merkevaren basert på deres ytelse. En klart definert politikk bidrar til å sikre at oppdraget til selskapet er klart for alle ansatte. Det tar også noe av presset av dine ansatte for å utføre det umulige. Til tider kan det være umulig å behage noen kunder. Dette reduserer omsetningen. Du kan ikke skyte medarbeidere for å følge retningslinjene dine. Du må bare vurdere effektiviteten eller verdien av den aktuelle kunden.
Kunder forventer god service
Kunder krever å bli behandlet som deres penger saker. Å ha en politikk er en forutsetning for virksomheten. Bare å gi en kropp i en butikk for å svare på spørsmål eller ha nok medarbeidere i et anropssenter for å svare på anrop, vil raskt gå ubemerket. En kundeservicepolitikk er en måte å utforme en standard for å gå utover forventningene. Ron Zemke og John A. Woods skriver i boken Best Practices in Customer Service at kundeservicepolitikken fungerer som et verktøy for å samle hele organisasjonen for å bevege seg mot en "ambisiøs, ønskelig fremtidig tilstand" der tjenesten går utover forventningene til kundene.
Tilbakemelding
En kundeservicepolitikk er et verktøy som gir veiledning til ansatte om hvordan man søker informasjon fra kunder for å forbedre produktene. I en artikkel i "The Wall Street Journal" rapporterer Qwest Communications om å utforme en kundeservicepolitikk for å oppfordre informasjon fra kunder til å oppdage problemer selskapet måtte ha savnet og løse disse problemene før flere kunder går tapt på grunn av utilstrekkelige tjenesteproblemer.
Utvikling av en kundeservice policy
Tren dine ansatte til å være problemløsere og innlemme up-sell-taktikk for å kapitalisere på dørene de har åpnet ved å gi god service. Renee Evenson skriver "Tilegne tilstrekkelig tid til å trene kollegaer til å gjøre jobben de ble ansatt for å gjøre. Få dine medarbeidere involvert, da de samhandler med kundene mer enn ledelsen. De vil få en bedre ide om hva kunden forventer av deres erfaring med selskapet."
