Arkiverings- og klassifikasjonssystemer faller inn i tre hovedtyper: alfabetisk, numerisk og alfanumerisk. Hver av disse typer arkiveringssystemer har fordeler og ulemper, avhengig av at informasjonen blir arkivert og klassifisert. I tillegg kan du skille hver type arkiveringssystem i undergrupper. Et effektivt arkiveringssystem bruker den mest logiske, praktiske og fleksible typen system for informasjonen som er involvert.
Alfabetisk Topical Filing Systems
Alfabetiske aktuelle systemer klassifiserer informasjon etter emne, og arkiver emneetikettene i alfabetisk rekkefølge. Beslektede emner blir ikke holdt sammen i dette systemet. Vanligvis er denne typen system best når små mengder informasjon er involvert. Denne typen arkiverings- og klassifikasjonssystem er noen ganger kjent som et ordbokssystem. Når personlige navn blir arkivert, brukes etternavn som den primære sorteringen, med fornavn som bare brukes for identiske etternavn.
Alfabetisk Encyclopedia Filing Systems
I et "encyklopedi" arkiverings- og klassifikasjonssystem blir informasjonen først oppdelt etter generell kategori, med underkategorier plassert i alfabetisk rekkefølge. Denne typen arkiveringssystem er spesielt nyttig for å håndtere store mengder informasjon fordi brukere av systemet ikke behøver å beholde en bestemt fils navn for å finne den. I stedet kan de starte med å lete etter den generelle kategorien og søke i den for å finne den spesifikke filen de trenger.
Alfabetisk Geografisk Filing Systems
En delmengde av encyklopediens arkiverings- og klassifikasjonssystem er det alfabetiske geografiske arkiveringssystemet. I et geografisk system er hovedkategorier fordelt på steder. Du kan bruke hvilken som helst størrelse eller type sted, fra land til byer til feltkontorer. Brukere av denne typen system starter ved å velge det geografiske området som er relevant for deres søk, og deretter søke alfabetisk innenfor det aktuelle emnet for å finne den spesifikke informasjonen de søker.
Straight Numeric Filing Systems
Rette numeriske arkiverings- og klassifikasjonssystemer er veldig enkle å bruke, siden de vanligvis starter ved nummer én og merker hver fil med det påfølgende nummer. Bruken av denne typen system er imidlertid begrenset, da det ofte krever en indeks for å hjelpe brukerne med å finne filene de søker, og høyaktivitetsfiler kan bli overbelastet rundt det samme numeriske området.
Tosidig Numerisk Filing Systems
I tosidige numeriske arkiveringssystemer blir filer gitt numeriske etiketter med flere sett med involverte tall. Denne typen arkiveringssystem kan håndtere store mengder data. De ulike settene av tall kan korrespondere med hovedkategorier og underkategorier, parallelt med encyklopediasystemet for arkivering og klassifisering. En ulempe ved et slikt system er at en indeks er nødvendig for å forstå hva hver gruppering av tall refererer til. En veldig kjent type dupleks numerisk system er Dewey Decimal-systemet, som de fleste biblioteker bruker til å katalogisere sine samlinger.
Kronologiske arkiveringssystemer
En annen underkategori av numeriske arkiveringssystemer er kronologiske systemer, hvor filer sortert etter dato. Vanligvis grupperes filer først etter år, deretter etter måned, deretter om dagen. Korrespondansefiler, for eksempel e-postlister, er vanligvis organisert på denne måten, med de nyeste dataene som er oppført først.
Alfanumeriske arkiveringssystemer
I alfanumeriske arkiveringssystemer er informasjon klassifisert etter kategori i et encyklopedisk system, men bruker både bokstaver og tall for å betegne kategorier. Bruken av både bokstaver og tall gjør det mulig for et mye større felt av kategorier enn gjør bruk av tall alene. Dermed er arkiv- og klassifikasjonssystemet for biblioteket, som er alfanumerisk, mulig for et større utvalg av kategorier enn det Dewey Decimal-systemet, som er begrenset til ti hovedkategorier.
