Bedrifter, organisasjoner eller universiteter som ønsker å være vertskap for vanlige telekonferanser, må ha riktig maskinvare installert for å håndtere antall deltakere som forventes hver gang. Når du kjøper eller leier den nødvendige maskinvaren, må du også sikre riktig programvare og tilhørende lisenser for å få telekonferansjonsmaskinen til å fungere riktig. En internt IT-personell kan håndtere det nødvendige oppsettet. Organisasjoner uten IT-ansatte kan leie en konsulent for å hjelpe med oppsettet.
Server / Prosessor
Ethvert pålitelig telekonferanseoppsett trenger først en eller flere pålitelige servere med høy ytelse. CPUen skal være rask, større enn 3 MGhz, med RAM på minst 1 GB og et minimum 100 MB Ethernet-grensesnitt, som skal kunne huse 50 til 100 innringere. Hvis du vil få deltakere til å ringe inn fra flere steder, for eksempel egne fjernkontorer, kan deres egne servere eller telefonutstyr håndtere sin egen ende av telekonferansen. Men hvis du setter opp telekonferansefunksjoner på flere bedriftsnettsteder eller universitetscampuser, kan det hende du vil ha pålitelige servere installert på alle steder hvor du vil få folk involvert i konferansen. Disse serverne trenger ikke nødvendigvis å være like store som hovedkontoret eller campusen som er vert for telekonferansen, med mindre det vil være stort antall deltakere på hvert sted.
Internett-tilkobling
For å kunne kjøre eller delta i telekonferanser, trenger du høyhastighets Internett-tilkobling på minst 10 Mbps for hver 50 innringere du forventer å ha involvert på en gitt samtale. Store bedrifter, universiteter eller organisasjoner kan oppnå dette med sitt eget høyhastighets LAN; Den mest budsjettbevisste måten å oppnå dette på for de fleste organisasjoner er imidlertid å leie en server for å håndtere denne tilkoblingen via et samlokaliseringsanlegg.
Voice-over-IP-maskinvare
Du kan være vert for de mest vellykkede telekonferansene via en VoIP-forbindelse (VoIP), som er oppnådd med en VoIP-serverboks. Denne maskinvaren er tilgjengelig enten fra Internett-leverandøren eller fra din maskinvareleverandørvirksomhet. Det er ikke kritisk at alle som ringer inn i telekonferansen har sin egen VoIP-maskinvare på sine nettsteder. Igjen må du ha VoIP-maskinvare og programvare installert på alle universitets- eller universitetskampusene dersom telekonferanse blir satt opp for en multilatasjonsorganisasjon med mange deltakere på hvert nettsted.
Lydsystemkomponenter
Avhengig av oppsettet av telekonferansen din, kan det hende du trenger en type lydanlegg med høyttalere. Hvis du gjør en telefonkonferanse med grupper av mennesker på forskjellige steder hvor flere mennesker vil være i hvert rom, må du ha et lydsystem for hvert spillested, slik at alle deltakerne kan høre. Et effektivt lydsystem for en telekonferanse vil inkludere en MIDI-port med MIDI-kontrollert synthesizer, digital og analog lydinngang, lydløs lydmikser (programvarestyrbar) og høyttalere.
Hodesett (valgfritt)
For telekonferanser hvor hver deltaker er på et eget sted på egen datamaskin, vil hver deltaker som skal bidra til konferansen trenge et headset med innebygd mikrofon og stumt evner for å blokkere omgivende støy til noen er klar til å snakke. For deltakere som bare lytter til telekonferansen, vil et vanlig hodesett gjøre.
