Noen viktige egenskaper skiller en god kontoadministrator fra resten. Enten de representerer produksjonsbedrifter som leverer kjemikalier til ulike bransjer eller håndterer klær på kontoutskrifter, må kontoadministratorer kunne løse problemer og kommunisere effektivt med kundene for å gi dem passende produkter og i ferd med å oppnå salgsmål.
Evne til å danne relasjoner
Å bygge et tillitsforhold mellom kontoadministratoren og nøkkelpersoner innenfor kontoen han håndterer, er avgjørende for en vellykket kontoadministrator. Forhold tar tid, og kjøperen må oppleve at kontoadministratoren har sine beste interesser i tankene. Ifølge ChangingMinds.org, bør selgeren overbevise kunden om at hun vil beskytte ham mot skade, og må være pålitelig og fortelle sannheten. Å dyrke et sterkt forhold lønner seg i gjentatte forretninger og en kortere "nær" til salget. Goodwill generert av sterke positive relasjoner går langt i retning av å åpne dører for fremtidige salgsmuligheter.
Evne til å stille de riktige spørsmålene
Problemløsning er et annet viktig trekk ved en god kontoadministrator. For å kunne fremheve informasjon som gjør det mulig for lederen å identifisere behov og finne de beste løsningene, må han kunne formulere de riktige spørsmålene og lytte til svarene. Åpne spørsmål gjør det mulig for kunden å utvide om emnet og avsløre problemer som angår ham. Kontoadministratoren kan stille spørsmål som "Hva slags utfordringer står du overfor?", "Hva er din viktigste prioritet?" og "Hva vil du se forbedret?" for å få innblikk i kundens behov.
Evne til å lytte, analysere og overtale
Å stille de riktige spørsmålene er bare det første skrittet i å løse problemer. Når kunden har avslørt hennes bekymringer, må kontoadministratoren kunne lytte til svaret og komme med en løsning. Kontoadministratoren kan gi merverdi ved å konsultere kunden for å sette det rette produktet eller tjenesten som en løsning. For eksempel kan en skriver finne ut at visse kjemikalier slører det ferdige utskriftsstykket. Kontoadministratoren kan anbefale et produkt med en annen formulering. Denne problemløsende tilnærmingen kan unngå en strøm av innvendinger som kan komme med mer tradisjonelle, "hard-selling" tilnærminger. Kontoadministratoren er sett på som en partner som kan gi løsninger på kundeproblemer, og kan deretter bruke overbevisende ferdigheter til å lukke salget ved å be om en forpliktelse.
Evne til å organisere
En god kontoadministrator må være organisert for å holde oversikt over kontoer og tilby fokuserte produktpresentasjoner og demonstrasjoner. Salgsprosessen kan noen ganger ta tid før avtalen er stengt, og en kontoadministrator må bruke organisatoriske ferdigheter til å sette opp avtaler. Dette kan innebære å sette opp en demonstrasjon og gi trykt informasjon i form av brosjyrer, videoer eller presentasjonsmapper slik at kunden kan ta en kjøpsbeslutning. En kontoadministrator i trykkeriindustrien vil for eksempel spørre skriveren om å fjerne pressen sin fra andre kjemikalier for å sette opp en produktdemonstrasjon. Han ville benytte denne muligheten til å beskrive funksjonene og fordelene til trykkkjemikaliene.
