Du kan ha den største virksomheten i verden, men uten å fremme ditt firma og produktene det tilbyr, vet ingen at du eksisterer. Det er her en god kommunikasjonsavdeling kommer inn.
Enten virksomheten din bare begynner, et etablert mellomstore selskap eller et stort selskap, har en kommunikasjonsavdeling viktig for å få ordet ut om virksomheten din og hva du gjør.
Kommunikasjonsavdelingen kan påta seg avdelingen for offentlig relasjon eller offentlige anliggender. Avdelingen jobber tett med andre avdelinger for å sikre at den forstår dynamikken i virksomheten din og informasjonen den trenger for å kommunisere. Kommunikasjonsavdelingen spiller en avgjørende rolle i en organisasjons suksess.
Bedriftenes rolle
Bedriftenes kommunikasjon er å etablere ditt merke, markedsføre dine produkter eller tjenester og få nye kunder. Når du er ferdig, vil bedriftskommunikasjon ikke bare hjelpe deg med å få nye kunder, men vil oppfordre dine eksisterende kunder til å være lojale mot merkevaren din. Bedriftskommunikasjon inkluderer sosiale medier, media relasjoner, klient hendelser og reklame.
Bedriftskommunikasjonsmål skal også omfatte intern bedriftskommunikasjon. Dette hjelper ledelsen å holde andre medarbeider i kunnskap om hva som skjer, og bidrar til å styrke de ulike avdelingene i bedriften din. Intern kommunikasjon inkluderer selskapets nyhetsbrev, vanlige e-postmeldinger og ansatte i teambygging.
I de fleste tilfeller ledes kommunikasjonsavdelingen av kommunikasjonsdirektør eller leder. Dette er personen som hjelper deg med å strategisere hvilke metoder for ekstern og intern kommunikasjon som fungerer best for din bedrift. Hun vil også implementere strategiene du velger, enten alene eller med et kommunikasjonsteam.
Hvis du har et veldig lite selskap, kan kommunikasjonsdirektørens rolle være en som er absorbert til en annen stilling. Salgsteamet ditt kan for eksempel være de som kjører dine sosiale medier, eller dine ansatte kan sette på klienthendelser.
Uansett hvilken kommunikasjonsavdeling som ser ut til bedriften din, bør den eksistere i noen form slik at du kan møte bedriftens kommunikasjonsmål.
Funksjoner av en kommunikasjonsavdeling
Det er mange funksjoner i en kommunikasjonsavdeling. Det kan hende du finner at bedriften trenger litt mer enn andre. Du kan også finne ut at noen funksjoner i kommunikasjonsavdelingen fungerer bedre enn andre for din bransje og merkevare.
Funksjoner i en kommunikasjonsavdeling inkluderer:
- Administrere nettstedet ditt og sosiale medier, inkludert å jobbe med webutviklere, legge ut vanlige sosiale oppdateringer og engasjere seg med folk på sosiale medier.
- Administrere blogger, inkludert å lage en relevant redaksjonskalender, skrive artikler og jobbe med frilansere for å skape innhold.
- Kjører kampanjer, enten på sosiale medier eller på fysiske steder.
- Holding hendelser, for eksempel videreutdanning muligheter, nettverk mikser eller et åpent hus.
- Overvåke medieforbindelser, inkludert skriving og distribusjon av pressemeldinger, svar på medieforespørsler og vedlikehold av et mediesett om din bedrift.
- Offentlig taler, inkludert å representere firmaet ditt i offentlige innstillinger og forberede ledere til å snakke på hendelser som nyhetskonferanser.
- Administrere markedsføringsmaterialer, inkludert brosjyrer, nyhetsbrev og mailers.
- Finne muligheter for reklame, enten i utskrift, på TV eller på nettet.
- Håndtering av krisekommunikasjon når en hendelse truer den offentlige sikkerheten eller bedriftens omdømme, for eksempel en utilsiktet død, et giftig spill eller avskedigelser.
- Opprette og implementere en årlig kommunikasjonsplan, ofte i forbindelse med andre avdelinger.
- Overvåke internt selskapskommunikasjon, inkludert interne kunngjøringer og opplæring.
Alle disse funksjonene i en kommunikasjonsavdeling bidrar til å styrke bedriftens, merkevare- og markedsføringsarbeidet. De hjelper til med at alle i bedriften din er på samme side når det gjelder hvordan firmaet ditt er representert og det offentlige bildet du har. Disse funksjonene bygger også selvtillit hos kunder og kunder, siden de vet hva de kan forvente fra firmaet ditt. Gjennom kommunikasjonen din vil de ha en forståelse av din oppgaveoppgave, verdier, målgruppe, personlighet og produktene og tjenestene du tilbyr. Jo mer selvtillit kundene og kundene har, desto mer sannsynlig vil de fortsette å bruke produktene eller tjenestene dine.
Hva gjør en kommunikasjonsleder?
Bedriftenes kommunikasjon er viktig. Du vil ha noen som overvåker bedriftens kommunikasjonsmål som har ferdigheter og evne til å utføre alle kommunikasjonsfunksjonene som er viktige for bedriften din.
Å finne en erfaren kommunikasjonsleder er det første skrittet for å etablere kommunikasjonsavdelingen. Denne personen kan rapportere til en kommunikasjonsdirektør og vil være ansvarlig for en rekke viktige oppgaver, så du vil sørge for at du finner noen som er dyktige og kompetente. Ideelt sett vil denne personen ha erfaring i ditt eget felt, slik at lærekurven ikke er så bratt. Selv om det er nyttig å ansette noen med en grad i kommunikasjon, PR eller et lignende felt, er det ikke alltid nødvendig hvis personen har en betydelig mengde relevant erfaring.
Når det gjelder kommunikasjonssjefens rolle, avhenger det av hvilken rolle bedriftskommunikasjon er i bedriften din. Du må kanskje ha noen til å fokusere bare på internettmarkedsføring, for eksempel nettsteder, blogger og sosiale medier. Du vil kanskje ha noen som kan undersøke trykkannonsering i lokale byer eller som kan komme med og sette på fantastiske hendelser. Du kan bare ønske å ansette en kommunikasjonsleder for å overvåke intern kommunikasjon eller bygge opp et selskapsinternett.
Hva en kommunikasjonsleder også avhenger av størrelsen på kommunikasjonsavdelingen din. Hvis du har et personperspektiv, skal kommunikasjonsleder håndtere mange flere funksjoner enn hvis du har en stor kommunikasjonsavdeling. Med et mindre team må du prioritere hva du har kommunikasjonsleder i, da han bare vil ha så mye tid til å gjøre jobben sin. Hvis han overvåker en kommunikasjonsavdeling, vil han sannsynligvis være mer hands-off når det gjelder daglige oppgaver og ta en mer ledelsesmessig, større rolle. Når du har en kommunikasjonsavdeling, kan du ha en person som styrer Internett, en administrerende reklame, en administrerende PR og en intern kommunikasjon.
En kommunikasjonslederes og regissørens rolle varierer også avhengig av om virksomheten er oppstart eller et mer etablert selskap. I en oppstart vil kommunikasjonsdirektøren bruke mye tid på å skape strategi, utvikle et merke, undersøke målmarkeder, teste kommunikasjonsteknikker og skape selskapssikkerhet. Dette er alle ting som må gjøres før en kommunikasjonsplan er satt på plass.
I et mer erfarent selskap har kommunikasjonsdirektøren en basis for å starte. Mye av grunnarbeidet og forskningen er allerede gjort. Selv om det kan være muligheter for å utvikle en ny strategi og merkevarebygging, kan en kommunikasjonsdirektør eller kommunikasjonsleder ved et etablert selskap bruke mer tid på å utvide på hva som er gjort før eller finne nye områder å utforske.
Når du velger noen til å være selskapets kommunikasjonsdirektør, sørg for at du finner noen med sterk kommunikasjon og menneskelige ferdigheter, hvem som er organisert og kan håndtere mange prosjekter under tidsbegrenset trykk. De burde være kreative, ha evne til å skrive tydelig og være en lagspiller.
Med riktig kommunikasjonsstrategi og kommunikasjonsdirektør på plass, vil kommunikasjonsavdelingen din sikkert trives.
