Kvalitetsleverandører er en nødvendig del av en organisasjon fordi de gir gode tjenester og tjenester som du bruker til å betjene dine kunder. Forretningspraksis hos leverandører har en direkte innvirkning på organisasjonen din. Hvis du har en leverandør som ikke er i stand til å levere dine produkter til rett tid, påvirker dette dine inntekter direkte. Revisjon av en leverandør er en nødvendig del av et kvalitetsstyringssystem. Du kan bestemme deg for å revidere en ny leverandør fordi du vurderer å bruke dem for dine forretningsbehov, eller du kan bestemme deg for å revidere en nåværende leverandør på grunn av en hendelse som skjedde tidligere.
Kontakt leverandøren din for å planlegge en tid for å utføre revisjonen. Vær oppmerksom på leverandørens svar, spesielt om de er mottakelige for å utføre en revisjon eller ikke. Ta hensyn til leverandørens tid og prøv å planlegge en revisjonstid som fordeler begge parter.
Utvikle din revisjonsplan og se gjennom leverandørens kvalitetshistorie. Din revisjonsplan er bestemt av din grunn til å utføre revisjonen. Hvis du for eksempel har opplevd noen produksjonsproblemer med leverandøren din, bør du bruke mer tid på å revidere produksjonsområdet.
Kommer til leverandørens anlegg i tide. Det er viktig å holde leverandørens tidsplan i betraktning. Hvis det er mulig, prøv å unngå å omplanere revisjonen fordi det gjør at firmaet ditt ser uprofesjonelt ut.
Vær oppmerksom på parkeringsplassen, dumpsterområdet og frontkontorområdet for å se om de er ryddige. Vær oppmerksom hvis du blir møtt på en profesjonell og høflig måte. Alle disse tingene er en refleksjon av prinsippene i leverandørens ledergruppe.
Ta en tur på fasilitetene. Se etter eventuelle feil i utstyret eller sikkerhetsproblemer. Spørre om hvor mange midlertidige arbeidstakere og hvor mange ansatte som jobber på fasilitetene. Kontroller leverandørens fraktpolicy, og følg produksjons- og monteringsprosessene. Dokument managerens holdning mens du reiser på anleggene og utfører revisjonen.
Se på en eksisterende leverandørs fakturaer og priskontrakter for å sikre at leverandøren lader deg nøyaktig. Se etter uoverensstemmelser i priser, for eksempel unøyaktige kostnader og prisendringer som er gjort før den planlagte tiden. Samarbeide med din betalningsavdeling for å søke etter uoverensstemmelser i leverandørfakturaer, inkludert uforklarlige diverse kostnader og unøyaktige frakt- og transportgebyrer.
Bekreft forretningsbetingelsene til en ny leverandør. Etter et par måneder med å bruke en ny leverandør, bør du gjennomgå en prøvebatch av leverandørens fakturaer linje for linje og forretningskontrakter for å se om vilkårene stemmer overens. Hvis du finner en uoverensstemmelse som viser at du var overladet, bør du kontakte leverandøren for å be om tilbakebetaling.
Ta gode notater om ting du observerer. Dette vil hjelpe deg når det er på tide å skrive evalueringen din og presentere den til ledelsen. Legg til så mye detaljer som nødvendig for notatene dine, slik at du effektivt kan løse eventuelle problemer.
Skriv din vurdering. Inkluder i evalueringen noen anbefalinger og støtte dem med bevis. Hvis du for eksempel anbefales nytt utstyr, dokumenterer du det defekte utstyret du la merke til under utførelsen av revisjonen. Gi leverandøren evalueringen og diskutere eventuelle bekymringer leverandøren har.
Tips
-
Prøv å få leverandøren til å føle seg så komfortabel som mulig.
Advarsel
Aldri overraske en leverandør med et besøk for å utføre en revisjon. Det gir ikke positive resultater.
