Prosjektledere bruker prosjektplaner for å kommunisere status av prosjekter til et prosjektteam. Prosjektplanen består av oppgaver, aktiviteter, milepæler, avhengigheter og ressurser som kreves for en vellykket gjennomføring av prosjektet. Prosjektlederen oppretter og vedlikeholder prosjektplanen. Noen prosjektledere bruker prosjektstyringsprogramvare for å opprettholde prosjektplanene sine.
Utvikling
Prosjektledere oppretter prosjektplanen først ved å laste inn i de nødvendige aktivitetene. Disse aktivitetene relaterer seg til det overordnede prosjektet og tildeles ulike prosjektteammedlemmer. På grunn av prosjektplanens iterative natur kan prosjektledere oppdatere prosjektplanen gjennom hele prosjektet. Aktiviteten danner arbeidsoppdelingsstrukturen når den er knyttet til prosjektplanen og prosjektressursene.
Elements
Prosjektplanen bidrar til å organisere de ulike planene som ligger innenfor prosjektplanen. Prosjektplanen skisserer prosjektets overordnede omfang. Planleggingsplanen beskriver tidslinjen for prosjektet og prosjektets start- og sluttdato. Denne planen beskriver også prosjektfasene i det samlede prosjektet. Kostnadsstyringsplanen inneholder prosjektbudsjettet og inkonsekvens i budsjettopplysningene. Kvalitetsstyringsplanen gir informasjon om prosjektets operasjonelle detaljer. Bemanning og kommunikasjon planlegger detaljressurser og når og hvilken kommunikasjon går ut til organisasjonen og prosjektgruppen.
Risikostyring
Risikostyring beskriver også nytten av en prosjektplan. Ifølge prosjektstyringsinstituttets prosjektleder for kunnskap, har hvert prosjekt risiko. Prosjektplanen skisserer hver risiko og gjør det mulig for prosjektlederen å utarbeide en plan for å redusere risikoen. Eventuelle begrensninger i prosjektet ligger i risikostyringsplanen i prosjektplanen. Prosjektlederen kan overvåke risiko i prosjektplanen og varsle interessenter etter behov.
Henrettelse
Prosjektplanen som brukes som kommunikasjonsverktøy gir prosjektinformasjon gjennom hele prosjektet. Ved å utføre planen, jobber prosjektlederen sammen med prosjektgruppen for å sikre nøyaktigheten av alle elementene i planen. Ressursforvaltning skjer under gjennomføringen av prosjektplanen så lenge det er budsjettomtaler og anskaffelsesaktiviteter. Prosjektlederen utfører og overvåker kommunikasjon og ressursallokering. Prosjektlederen kan også gjenkjenne eventuelle nødvendige korrigerende tiltak ved hjelp av prosjektplanen.
utganger
Arbeidsresultater og endringsforespørsler, to utganger av prosjektplanen, hjelper prosjektlederen å analysere arbeidet som er gjennomført og endre omfanget av prosjektet. Lederen bruker kvalitetsmål for å teste arbeidsresultater for å sikre at produksjonen er tilstrekkelig. Endringsforespørsler, relatert til flere forskjellige fasetter av prosjektet, inkluderer ofte prosjektplanen, kostnads- eller omfangsendringer, ifølge forfatter Joseph Phillips '"Project Management Professional Study Guide."
