Nye programvare og telekommunikasjonsalternativer har revolusjonert kundeservicen. Det er nå mulig å outsource kundeservice til spesialiserte selskaper som kan tilby service via telefon, e-post, chat-vindu og til og med innen online spill. Webbasert programvare kan håndtere sofistikert samtale ruting, integrert med en kunde database. Siden dette i stor grad fjerner behovet for stor og dyr maskinvare, er det også mulig å opprette et distribuert telefonsentral med agenter som arbeider fra fjerntliggende steder og til og med egne hjem.
Skaff finansiering. Overheadkostnadene for å sette opp et kundeservicefirma kan variere mye avhengig av om du direkte ansetter dine arbeidere og må gi fordeler, hvor mye du bruker i markedsføring for å sikre din første kunde, og om du har et kontor og sentralisert utstyr. (Dette kan være nødvendig for kunder med høye sikkerhetsbehov.) Få et banklån eller en investeringskapital fra venner, familie eller engel investorer, og sørg for at du tar tilstrekkelig finansiering til å dekke kostnadene dine helt til virksomheten din legger inn positiv inntekt og kontantstrøm.
Kjøp eller lisens en programvarepakke for kundeforholdsstyring (CRM) og call center. Det finnes integrerte alternativer, for eksempel levert av Salesforce.com eller høyere end PBX-maskinvare- og programvare. (Se Referanse 3.) Jo lettere programvaren din skal bruke, desto mer effektive og produktive dine arbeidere kan være.
Sikre en kontrakt fra en kunde. Når du nettopp har begynt, kan du målrette mot svært små bedrifter som bare trenger en eller to kundeservice agenter om gangen og for hvem du kan tilby en attraktiv prismodell. Opprett en kvartals- eller årlig kontrakt for å sikre inntekter for deg selv.
Leie og trene kundeservice agenter. Du må trenge agenter på bedriftens standard for kundeservice kvalitet, på bruk av programvarepakker og på de spesifikke produktene og tjenestene som tilbys av kundene dine. I de fleste tilfeller må du betale agenter for denne treningen, og det kan hende du må lage treningsbøker, videoer og annet materiale.
Vurder og oppgrader dine tjenester. Ringovervåking og lesing av agenteres e-post til kunder er en nødvendig del av kvalitetskontrollen for ditt kundeservicefirma. Du bør også undersøke kundene dine agenter har tjent til å bestemme nivået på tilfredshet med servicekvaliteten. Til slutt bør du også følge opp med dine kunder for å sikre at deres behov blir oppfylt, og de er fornøyd med tjenesten din. Stadig trene, evaluere og motivere dine ansatte for å få konsekvent høye resultater.
