Små bedrifter og frilansere med godt salg kan være lønnsomme på papir, men sliter med å betale sine regninger på grunn av dårlig kontantstrøm. Å sende rettidige og lettforståelige fakturaer for produktene du selger eller tjenester du gjør, kan hjelpe deg med å unngå pengermangel. Ved å bruke standardinformasjonen som finnes på de fleste fakturaer, kan du opprette ditt eget system som hjelper deg med å samle dine fordringer raskere enn senere.
Oppgi informasjonen for fakturaen
Bestem hva du vil legge på fakturaen. Felles fakturainformasjon inkluderer følgende:
- Navn og adresse på virksomheten din
- Dato for transaksjonen
- Transaksjonsbeskrivelse
- Enhetspris på produkt solgt
- Antall solgte enheter
- Total ordrepris
- Omsetningsavgift
- Navn og adresse på kunden
- Innkjøpsordrenummer (hvis brukt av kunden)
- Kunde kontakt
- Betalingsbetingelser
- Rabatt tilbud
- Betalingsalternativer
Beskrivelse av varer
Din transaksjonsbeskrivelse beskriver hva kunden har bestilt i setning eller setningsform. Enhetsprisen er prisen per vare du selger. Betalingsvilkårene dine beskriver når pengene skyldes deg, samt eventuelle straffer for sen betaling. Betalingsmåter inkluderer instruksjoner for hvordan klienten kan betale deg, for eksempel sjekken gjort betalt til firmanavnet ditt, en PayPal-e-postadresse eller varsel om at du godtar kredittkortbetalinger via telefon. Hvis du vil ha full betaling innen et spesifisert antall dager, for eksempel 30 dager, inkluderer uttrykket "Netto 30 dager." Hvis du vil tilby en tidlig betalingsrabatt, inkludere noe som "3 prosent rabatt for betaling innen 10 virksomheter dager med denne fakturaen."
Generer et faktura nummer
Når du ringer folk som skylder deg penger, spesielt større kunder og de som gjentar seg med deg, vil de ofte spørre deg om faktura nummeret du ringer om. Hvis du får en samtale om en faktura fra en kunde, kan du kanskje finne dokumentet raskere hvis du har fakturaene nummerert.
Den enkleste måten å opprette et nummereringssystem for dine fakturaer, kan være å starte hvert fakturanummer med datoen, og ta deretter med et tall som tilsvarer hvor mange fakturaer du skriver den dagen. Hvis du for eksempel bare skriver en faktura 25. april 2015, vil fakturanummeret være 42520151. Hvis du skriver en andre faktura på den dagen, vil fakturanummeret være 42520152. Dette systemet hjelper deg med å forhindre at du bruker det samme ved et uhell. nummer på to forskjellige fakturaer. Du kan bruke et brev i stedet for et tall for å følge datoen og / eller bruke et dash for å skille datoen fra det endelige tallet eller bokstaven. For eksempel kan du bruke 4252015-1 eller 4252015-A til den første fakturaen du skriver 25. april 2015.
Opprett fakturaen
Når du vet hvilken informasjon du vil inkludere på fakturaen din og har et fakturanummer, opprett dokumentet ditt. Oppgi firmaets navn og kontaktinformasjon øverst, etterfulgt av kundeinformasjon. Det kan være enklest å liste informasjonen ved hjelp av overskrifter, etterfulgt av et kolon, deretter informasjonen. For eksempel kan en caterer sette opp en faktura for cupcakes med denne informasjonen:
Faktura nr.: 4252015-1 Bestilte varer: Cupcakes Enhetspris: $ 2.50 Totalt antall enheter: 144 Totalpris: $ 360 Skatt (ved 7%): $ 25.20 Totalt Forfallsdato: $ 385.20
