På sitt mest grunnleggende er et skriftlig forslag en kommunikasjon som forsøker å overtale leseren. Det gjør dette ved å tilby noe gunstig i bytte for noe i retur. Å skrive et vinnende forslag er ikke bare et spørsmål om innhold, det handler også om struktur og prosess. Med andre ord, hvis du sier de riktige tingene i riktig rekkefølge, vil du få et vinnende forslag på dine hender.
Tenk på din sammendrag. Dette er sett av mange som den viktigste delen av et forslag. Din sammendrag skal fortell historien om forslaget ditt på en kondensert, forståelig måte og bør være forståelig av en lekmann. Av denne grunn er en oppsummering vanligvis skrevet sist slik at ingen nøkkelelementer i forslaget blir utelatt.
Ved mottak av et forslag vil mange avgjøre om det er verdt å lese basert utelukkende på det som er sagt i sammendraget, så det er noe du bør tenke på gjennom resten av forslagsprosessen.
Adresse klienten og deres behov gjennom hele forslaget. Dette gir en melding om empati og viser at i tillegg til å møte deres forretningsbehov på den måten som er beskrevet i forslaget, er du også opptatt av å bygge et samarbeidsforhold med dem.
Gjenta din forståelse av kundens krav, så det er klart at den foreslåtte løsningen vil oppfylle de opprinnelige kravene.
Beskriv hvordan du vil oppfylle deres krav. Dette bør være så detaljert eller høyt nivå som det er nødvendig.
Sammendrag kortfattet din erfaring, som er relevant for hvordan du vil møte kundens krav. Hvis du har forbi kunder som har avtalt å bli brukt som referanse, så oppgi hvem de er og hvordan du hjalp dem med å nå sine mål.
Pek på tidligere forskning som har blitt gjennomført, enten av deg selv eller av andre, og forklar hvordan du skal bruke dette for å levere kundens behov.
Sett noen milepæler. Oppgi leveransen som du har til hensikt å gi kunden og eventuelle servicenivåmål knyttet til tidsrammer for veksel.
Meld prisen for å fullføre arbeidet som er beskrevet i forslaget. Del dette inn så mye detaljer som mulig, og om mulig, forklar hvordan du har kommet til din pris. Hvis du for eksempel bruker en flat rate per ord, oversettes (P) til en bestemt type oversettelse, og klienten har oppgitt at det er et bestemt antall ord som må oversettes (Q), og deretter forklare at prisen er lik P multiplisert med Q.
Sett opp en ladeseddel rundt ferdigstillelse av dine milepæler. Du kan for eksempel angi at klienten betaler 100 prosent av gebyret ved vellykket gjennomføring av alle milepæler, eller det kan være 20 prosent av totalprisen ved fullføring av hver enkelt milepæl (antatt fem milepæler).
Skriv din oppsummering. Husk at sammendraget skal fortell historien om tilbudet ditt når det gjelder kundens problemer, prioriteringer og krav. En overbevisende oppsummering vil fokusere på kundens mål og hvordan de skal oppnås, ikke på detaljene i løsningen.
