Sesongmessighet, 24-timers serviceforventninger og evnen til å tilpasse seg et stadig skiftende miljø gjør organiserte arbeidsflyter avgjørende for effektiv hotelloperasjon. Selv om arbeidsaktivitetene til tider vil strømme i en jevn rekkefølge, kan de samme aktivitetene i løpet av travle tider overlappe. Dette gjør et effektivt kommunikasjonssystem en viktig del av reglene, ruter og roller som går inn i en organisert arbeidsflyt.
Planlegg arbeidsflyten
Opprett et vertikalt arbeidsflytdiagram som identifiserer hver avdeling eller område og viser rekkefølgen av oppgaver ved hjelp av tekstbokser, tilkoblingspiler og tall for å identifisere retningen for arbeidsflyten. For et lite hotell kan disse inkludere kunder, resepsjonen og husholdningsavdelingen. For eksempel vil diagrammet bryte med å bestille et rom i hver av komponentstrinnene: en gjest gjør en reservasjon, mottar en bekreftelse og kommer til resepsjonen, hvor resepsjonens ansatte behandler innsjekkingen. Når gjestene sjekker ut, behandler resepsjonen kassen og gir beskjed om rengjøring.
Analyser oppgaver
I et hotell arbeidsmiljø er det tidspunkter når oppgaver og ansvar må overlappe. Bruk arbeidsflytdiagrammet som referanse, analyser oppgaver utført under hvert skifte, for bedre å forutse bemanningsbehov. For eksempel kan ansatte i tredje skift-resepsjonen klare å håndtere lette husholdningsoppgaver og ekstra administrative oppgaver som for eksempel å oppdatere reservasjonsdatabasen eller svare på e-post. Dette kan eliminere behovet for å planlegge over natten rengjøring og ledig tid for første- og andre-skift-ansatte.
Planlegging ansatte
Både ansatt planlegging og oppgave deadlines må være fleksibel. For eksempel, hvis din normale innsjekkingstid er middag, må housekeeping få rom rene og klare på den tiden. Du må imidlertid tilpasse tidsplaner eller ansette midlertidige ansatte i travle tider. Det samme gjelder for front desk personell. Hvis du normalt planlegger to personer i løpet av dagen og en person over natten, må du kanskje justere arbeidsplanene - noen ganger med liten varsel - for å gi overlappende dekning i travle tider.
Kommunikasjonsplanlegging
En god kommunikasjonsplan er viktig for en organisert arbeidsflyt. Se gjennom arbeidsflytdiagrammet og identifiser kritiske kommunikasjonspunkter. Eksempler er skiftevekslingsmøter, innkallingsprosedyrer, nødstilfeller for husholdninger og prosedyrer for oppdatering av tilfeldige kjøp gjester gjør under oppholdet. For eksempel skal husarbeidere informere resepsjonen når en gjest fjerner gjenstander fra rommet sitt kjøleskap. Inkluder prosedyrer for å kommunisere arbeidsflytendringer for å sikre at ingenting overses. Dette kan også kreve at du kjøper tilleggsutstyr som toveis radioer eller mobiltelefoner for ansatte på samtale.
