Et papirløst kontor kan hjelpe miljøet, men det kan skape prosesshodepine hvis et tilstrekkelig arbeidsflytssystem ikke er satt på plass. Flytte alt inn i det digitale rommet krever etablering av dokumentkontroll og arbeidsflytprosedyrer som sikrer at ingenting går tapt i overgangen. Når fysiske in-bokser går ned til støvkammerene i historien, må virtuelle de erstatte dem.
Går digital
I et papirløst kontor er målet å flytte alt som er mulig på nettet. Utskrevne dokumenter skannes og plasseres på et delt sted i datasystemet der autoriserte brukere kan få tilgang til dem. I tillegg til miljøfordelene kan et godt styrt papirløst kontor gjøre opplysninger enklere å finne enn i de tradisjonelle arkiveringssystemene. Mapper i et virtuelt arkiv lagrer eldre dokumenter, slik at de ikke bråler ofte tilgjengelige områder, men fremdeles er tilgjengelige når det er nødvendig.
Delte kalendere
Flytte arbeidstidsplaner til en delt kalender lar arbeidsgivere håndtere ferie og andre saker som påvirker arbeidsplanen. Det tillater også medarbeider å spore møter og andre planlagte arrangementer. Lag som deler arbeidskalendere er i stand til å overvåke hvem som er inne og hvem er ute av kontoret, og kan strukturere arbeidsflyten på prosjekter med det i tankene. Å være i stand til å se at viktige interessenter drar til en konferanse i slutten av uken, kan for eksempel motivere noen til å få utkastet til et nøkkeldokument eller en kontrakt gjennomført raskere, slik at interessentene får muligheten til å tilby sine innspill før innholdet er fullført.
Dokumenthåndtering
Papirløse kontorer trenger et system som bestemmer hvordan dokumenter skal vedlikeholdes og lagres. Opprett en dokumentavtalekonvensjon og mappestruktur for å gjøre dokumenter enkle å finne. Dokumentstyringssystemer tillater ofte både å sjekke ut og spore endringer. Dette forhindrer at flere personer arbeider på et dokument samtidig, og tillater versjonskontroll. Mandat at dokumentene blir oppdatert på den delte plasseringen reduserer problemene som oppstår når brukere laster ned en fil, gjør oppdateringer og sender dem ut via e-post og mislykkes i å beholde den offisielle versjonen nåværende.
Prosjektledelse
Prosjektledelsessoftware hjelper til med å spore prosjektmål og tidsfrister. Du trenger et system som kan holde orden på oppgaver og prosjektplaner og lar ansatte angi når noe er ferdig. Meldinger skal varsle noen når en ny oppgave trenger oppmerksomhet. Enkeltpersoner kan spore egne prosjekter, mens ledere kan få et helhetlig utseende på hva som skjer i hele laget og omfordele ressurser etter behov. Prosjekter skal arkiveres digitalt når de er ferdige, sammen med erfaringene, så kunnskapsoverføring kan lett oppstå når et lignende prosjekt begynner senere.
