Sybedrifter spesialiserer seg ofte på tilpassede klær eller hjemmeinnredningsprosjekter for individuelle kunder. En rekke faktorer er på jobb i hvert prosjekt, og krever spesialiserte skjemaer for å opprettholde informasjon. Bedriftseiere som opprettholder riktig papirarbeid er mer effektive, bedre organisert og mindre stresset.
Betydningen av skjemaer
Skjemaer gjør det mulig for sying bedrifter å holde informasjon organisert og lett tilgjengelig. Fordi prosjekter ofte tilpasses for hver klient, hjelper skjemaer bedriftseieren til å samle den nødvendige informasjonen på ett sted før et prosjekt påbegynnes. Kontrakter, kvitteringer og fakturaer tjener også til å beskytte både bedriftseier og klient i tilfelle finansiell eller kontraktsmessig uenighet. Småbedriftseiere bør alltid holde ordinære poster for innlevering av inntektsskatt hvert år.
Kundeinformasjonsskjemaer
Ved å skape et kundeinformasjonsskjema med en syskunde, kan bedriftseieren holde oversikt over hver kunde som inneholder kontaktinformasjon, lengden på forretningsforhold, forretningshistorie og annen nødvendig informasjon. Ved hjelp av kundeinformasjonsskjemaer er sømstressen i stand til å holde kundemålinger, tilpassede mønstre, mønsterinformasjon og kundepreferanser på filen for fremtidig bruk. Kontaktinformasjon er gunstig når du tilbyr spesialtilbud under bestemte tider på året, som f.eks. Prom eller årstidsskifte.
Historie av virksomheten med en klient hjelper bedriftseieren med sitering av prosjektkostnader. Bedriftshistorikk tillater en eier å se tilbake på tidligere arbeid for å se hvor mye ble belastet og hvor mye tid et bestemt prosjekt tok for å fullføre. Dette gjør det mulig for en sømmer å gjøre presise prisopplysninger for hver klient. Lagret i filer, kundeinformasjonsskjema gir bedriftseiere muligheten til å se sine kunder bredt eller individuelt.
Prosjekt Kontrakt
Hvert prosjekt for en kunde skal ha en skriftlig kontrakt. Utover å legge ut hva det konkrete prosjektet innebærer, bør prosjektkontrakten være spesialisert på en sybedrift. Mål, mønster involvert, stoffvalg, estimert kostnad og prosjektets tidslinje skal legges ut. For eksempel kommer en kunde inn for en festskjole til datteren sin. En prosjektkontrakt vil inneholde målinger av datteren, tidslinjen for beslag og levering av det ferdige prosjektet, som gir stoffet og forestillingene, som holder ekstra stoff og forestillinger, estimert kostnad og hvilket mønster som brukes. Bilder kan tas og legges til kontrakten. Rom bør være igjen for eventuelle endringer som er gjort eller notater tatt i hver fase av syprosjektet. Kontrakten skal legge ut hva som vil skje hvis kunden ikke er fornøyd med prosjektet. Dette beskytter både bedriftseier og kunde.
kvitteringer
Hver gang penger skifter hender, skal bedriftseier opprette kvittering for både klienten og for virksomhetsregistrene. Kvitteringer er nødvendige for å dokumentere inntektene til en bedrift for lokale, statlige og føderale skatteformål. Kvitteringsbøker gjør det mulig å kopiere en kopi av hver kvittering og er tilgjengelig gjennom kontorforsyningsbutikker. Ulike dataprogrammer tillater opprettelse av tilpassbare kvitteringer for småbedriftseier. Et kvittering for en sybedrift bør inneholde dato for henting, beskrivelse av klær, om klærne var et tilpasset stykke eller en endring, navn og kontaktinformasjon til kunden, type mottatt transaksjon og signatur eller navn på personen som mottok penger. En ansvarsfraskrivelse som er inkludert på kvitteringen, kan inneholde en erklæring som gir kunden en viss tid til å få klærne tilbake for ytterligere endringer uten kostnad, for eksempel ved brudekjoler eller formelle slitasje. En returpolitikk på kvitteringen bidrar til å beskytte sybedriften fra ubarmhjertig avkastning og informerer kunden om hva som kan og ikke kan returneres.
