Hvis du jobber i virksomheten til forretningsområdet, er det sjanse for at du vil bli pålagt å utvikle et forretningsforslag eller et forslagstavle på et tidspunkt. Dette er et dokument som brukes til å tilby organisasjonens produkter eller tjenester et prospekt basert på definerte parametere som omfang, kostnad, tidslinje og budsjett.
Hva er et prosjektforslag? Også kjent som et forretningsforslag eller forslagsbrev, har dette dokumentet vanligvis et bestemt format med visse krav som varierer basert på din bransje. Imidlertid er hovedmålene med et forslagsbrev alltid å bevise for prospektet hvordan virksomheten din kan bidra til å løse problemene de står overfor.
Hva er et forslagstavle?
Forslag brev kan enten bli bedt om av en bedrift eller komme uønsket. Anmodningen kan være så enkelt som et prospekt som ber om et forslag etter et salgsanrop eller være en formell prosess som kalles en RFP, eller en forespørsel om forslag. Denne prosessen innebærer vanligvis flere organisasjoner som sender inn konkurransedyktige forslag for å vinne forretningsprosjektet. Basert på bransjen og typen RFP, vil forslaget måtte dekke spesifikke krav som fremgår av prospektet.
Når du arbeider med uønskede forslag eller uformelle forespørsler, er det ingen formelle retningslinjer du må følge. Det er imidlertid viktig å lage et dokument som svarer på spørsmålene dine kan ha på en klar og kort måte. Selv om det ikke er noen formelle krav i disse tilfellene, er det fortsatt viktig å følge en logisk struktur og dekke de kritiske aspektene av virksomheten din, og hvordan den løser de problemene som utsikten handler om.
Et forretningsforslag eller forslag brev skal inneholde følgende kriterier, uavhengig av industri og prosess:
- Forelesningsbrev
- Tittelside
- Innholdsfortegnelse
- Kortfattet sammendrag
- En oversikt over problemet prospektet står overfor
- Forslagets mål eller mål
- Hva gjør din organisasjon kvalifisert til å håndtere problemet
- Omfang, inkludert pris og tidslinje
- Et kall til handling
- Kontaktinformasjon
Utfør forskning før du starter forslaget
Før du begynner å skrive bort, er det viktig å samle alle relevante opplysninger på ett sted. Prøv å finne ut hvem som skal lese forslaget og om han er beslutningstaker. Skreddersy ditt forslag til publikum, og sørg for at du gir all informasjonen de vil se.
Finn ut hva slags smerte poeng utsikten står overfor. Fastslå hvordan organisasjonen din er best egnet til å løse sine problemer i forhold til konkurrentene dine. Skriv ut elementer som skiller deg fra lignende virksomheter som potensielle kunder kan snakke med.
Kontroller om prospektet har et budsjett eller en tidslinje i tankene, og sørg for at dine interne ressurser er justert for å møte disse kravene. Når du har valgt hvilke av tilbudene dine som vil være mest anvendelige for prospektet ditt, må du beregne dine interne utgifter før du siterer dem en pris.
Gi omfanget av prosjektet
Å skissere omfanget av prosjektet er en viktig del av forslagskrevende format. Å ha denne nøkkelinformasjonen skrevet ned gir deg et forsprang på å skrive forslaget ditt. Ta deg tid til å utarbeide de viktigste detaljene i omfanget. Det første elementet er å finne ut hvem som skal gjøre arbeidet i organisasjonen din, hvem som skal klare prosessen og hvem som vil være hovedkontaktpersonen for kunden din.
Deretter må du finne ut hva som må gjøres for å hjelpe kunden med å håndtere sine smertepunkter. Sett opp trinnene organisasjonen din vil ta og prosessen du vil bruke til å løse prospektets problemer. Du bør også oppgi de beregningene din organisasjon vil bruke til å måle suksessen til utfallet.
Til slutt skissere tidsplanen så mye som mulig, og gi milepæler bedriften din vil slå for å fullføre prosjektet innen datoen du har foreslått. Vær sjenerøs når du estimerer tidslinjen, regnskap for eventuelle uforutsigbare problemer som kan oppstå. Dette er å gi prospektet ditt en realistisk redegjørelse for hva du kan levere til dem.
Start med introduksjonen og sammendraget
Innføringen av forslaget ditt bør inneholde informasjon om din bedrift og merkevare, med litt bakgrunn på hvem du er og hva du gjør. Hvis du skriver forslagstavler ofte, kan det være lurt å utvikle boilerplate-tekst om firmaet ditt, som du kan bruke hver gang.
Sammendraget skal inneholde de relevante punktene i forslaget. Mens du ikke bør forsøke å oppsummere alle aspekter av dokumentet, må du ta med informasjon om hvorfor firmaet ditt er riktig for jobben, og hvordan du vil bidra til å håndtere prospektets smertepunkter.
Utvikle forslagets kropp
Forslagets kropp må inkludere detaljer om problemet ditt utsikter står overfor. For å demonstrere forståelsen av deres problemer, gå inn i detaljene i landskapet og vanskelighetene de ser på daglig basis. Dette bidrar til å vise potensialet for at du er godt kjent med områdene som har betydning for dem.
Beskriv målene for forslaget ditt. Dette vil primært være å vise utsiktene til at du mener å hjelpe dem med sine forretningsproblemer gjennom produktene eller tjenestene du tilbyr. Gi detaljer om hva som gjør at bedriften din er forskjellig fra dine konkurrenter, og hvorfor du er bedre egnet til å jobbe med prospektet enn de er. Dette kan omfatte å snakke om andre organisasjoner som du har jobbet med, viser eksempler på tidligere prosjekter og gir detaljer om din kunnskap og kompetanse.
Gi spesifikasjoner og antagelser
Inkluder omfanget du har skissert med spesifikke priser og tidsplaner. Firmaet kan kanskje ikke vite alle detaljene for prospektets krav, så du må kanskje påta seg noen ting, som deres interne budsjett- og tidslinjebegrensninger. Du kan inkludere disse forutsetningene i forslaget og til og med gi et par alternativer. For eksempel kan du gi estimater for en fire ukers omgangstid, en seks ukers turnaround og en åtte-ukers turnaround, med tilsvarende prising for hver tidslinje.
Lukk med et sterkt argument
Din konklusjon for forslaget brev bør inneholde en rask oppsummering av informasjonen du har gitt utsiktene. Takk for at du tok deg tid til å vurdere forslaget du har lagt fram, og gi dem informasjon om hva du skal gjøre neste gang. Det er viktig å inkludere en oppfordring til handling i forretningsforslaget. Dette kan omfatte å ringe deg til å diskutere forslaget videre eller sette opp et møte for å signere avtalen. Til slutt, ta med informasjon om hvordan de kan kontakte deg, med et par alternativer som e-post, telefon og nettside.
Følg Best Practices
For å gjøre forslaget lettere mer effektivt, send med noen dokumentasjon. Dette kan inkludere case-studier av dine tidligere klienter, anbefalinger fra glade kunder og regneark med statistikk som viser suksessraten din.
Pass på å skrive forslaget på firmaets brevpapir og ha det designet av en grafisk designer hvis du har ressursene tilgjengelige for deg. Å være oppmerksom på det visuelle elementet kan hjelpe din bedrift til å skille seg ut fra konkurransedyktige forslag som prospektet kan motta.
Ikke glem å følge opp
Selv om det ikke er direkte del av forslagets brevdokument, er et av hovedelementene ved å sende et forslag å følge opp med prospektet. Ring eller send e-post til prospektet ditt etter noen dager etter å sende forslagets brev for å finne ut om de har spørsmål eller tilbakemelding om dokumentet. Tilbyr å avklare noen elementer om hvilke de kan trenge ytterligere informasjon. Ved å følge opp, bidrar du til å kultivere et sterkt forhold til prospektet.
