En anropsrapport er et viktig aspekt ved kjøring av vellykket forretning. Sælgere og andre fagfolk bruker ringrapporter til å registrere detaljene for alle telefonsamtaler de foretar, samt besøk til potensielle og eksisterende kunder. Anropsrapporter inneholder vanligvis det som ble diskutert, resultatet av samtalen og annen relevant informasjon. Disse rapportene sendes deretter til veiledere og brukes til å holde oversikt over kontakter med klienter. De kan også gi veiledere verdifull tilbakemelding om en ansattes jobbytelse.
Start med å dokumentere hvem du snakket med. Inkluder detaljert informasjon om denne personen. Det kan være en klient, potensiell klient eller returklient. Anropsrapporten skal inneholde personens navn, jobbtittel, firma, kontaktinformasjon og andre definerende egenskaper. Et eksempel på karakteristikk er at denne personen er opptatt av en kampanje som gir ham mer makt i selskapet.
Inkluder i rapporten om du snakket med noen andre under samtalen eller besøket. Du har kanskje snakket med en resepsjonist eller assistent, eller noen andre fra firmaet kan ha satt inn på salgssamtalen. Sørg for å inkludere relevant informasjon om tredjepart, for eksempel om hun har mulighet til å ta stilling til om selskapet kjøper fra deg.
Skriv ned formålet med samtalen, og om det var personlig eller på telefonen. Du har kanskje forsøkt å selge, få informasjon eller bare hente opp med en eksisterende klient. Detaljering av formålet med anropet er viktig fordi du og din veileder må analysere hvorvidt samtalen var vellykket.
Legg din mening om suksessen til anropet til anropsrapporten. Suksessen bestemmes vanligvis av resultatet. For eksempel, hvis det endelige resultatet var et salg, var anropet mest sannsynlig vellykket. Suksessen er imidlertid ikke alltid svart eller hvit. Du har kanskje prøvd å få kontakt med en potensiell ny klient. Derfor, hvis du var i stand til å snakke med denne personen, var samtalen vellykket, uansett om et salg ble avsluttet eller ikke.
Inkluder all annen informasjon du mener var relevant i samtalerapporten. Utseendet på kontoret eller stemningen til personen du snakket med kunne alle være potensielt relevante for det endelige resultatet av samtalen eller besøket. Også slik informasjon kan diktere hvordan du nærmer deg kontakt med denne personen i fremtiden. For eksempel, hvis en potensiell kunde virket irritert av salgstilgangen din, kan din veileder foreslå at en annen selger på kontoret din med et annet salgstilnærmelsesforsøk, kontakter denne personen i fremtiden.
Tips
-
Pass på at du bruker riktig stavemåte og grammatikk i samtalerapporter. Du vil ikke irritere din veileder med enkle feil. Tross alt kan han bruke samtalerapportene dine for å evaluere jobbens ytelse og verdi for selskapet.
