Bedrifter er avhengige av deres lønnsregnskapsrevisorer for å administrere og koordinere lønnsprosessen. Lønnekontorer registrerer utgiftene knyttet til bedriftslønn, gjeldsforpliktelser og betaling av disse forpliktelsene. Lønnsregnskapsførere koordinerer også rapporteringen av lønnsforpliktelser på regnskapet med hovedbokholderen.
Standard lønnsoppføringer
Bedrifter betaler sine ansatte basert på en forhåndsbestemt betalingsplan. Noen selskaper betaler ukentlig, noen hver uke og noen månedlige. Når regnskapsføreren registrerer den vanlige lønnsoppgaven, regnskapsfører hun lønn, lønnsavdrag og arbeidsgiveravgift. Lønn fradrag inkluderer FICA skatt for Social Security og Medicare, føderal inntektsskatt og helseforsikring. Nettobeløpet som skal betales til arbeidstakere, registreres som nettolønn som skal betales. Arbeidsgiverens lønnsskatt inkluderer FICA-skatt, FUTA-skatt for føderal arbeidsledighet og SUTA-skatt for statsledighet. Når regnskapsføreren gjør oppføringen, registrerer hun en debetoppføring til lønnsutgift for hele beløpet av lønnslisten. Hun registrerer deretter en kredittoppføring for FICA-betalbar skatt, føderal Inntektsskatt, betalbar helseforsikring og eventuelle andre fradrag fra ansattes lønnsslipp. Hun gjør en endelig kredittoppføring til nettbetalt lønn. Revisor registrerer deretter arbeidsgiverens lønnsskatt. Hun debiterer lønnskostnadskostnader og kreditter FICA skatt betales, FUTA skatt betales og SUTA skatt betales. FICA skatt betales, føderal inntektsskatt betales, helseforsikring betales, netto lønn betales, FUTA skatt betales og SUTA skatt betales er alle lønnsansvaret kontoer.
Betaling av lønnsforpliktelser
Når regnskapsføreren betaler saldoen på hver lønnsansvarskonto, registrerer han betalingen i regnskapet. Han debiterer hver lønnsansvarskonto for balansen og kreditter kontanter for det totale beløpet.
Lønnsansvarsavbrudd
Noen ganger går lønningsperioden mellom to regnskapsperioder, for eksempel månedsskiftet. Ved utgangen av første periode registrerer regnskapsføreren lønnskostnaden og lønnsansvaret for den delen av lønnen som kan henføres til den første perioden. Hun tar prosent av lønnperioden som gjelder for første periode, og multipliserer det beløpet med total lønnsbeløp. Lønnsfradrag og arbeidsgiveravgift er beregnet ut fra den totale lønnsbeløpet som gjelder for den første perioden. Revisor oppretter de samme journaloppføringene som hun gjør for å registrere standardlønnsforpliktelsene ved å bruke disse beløpene. Når den neste perioden starter, reverserer regnskapsføreren inntektsføring av lønnsansvaret. Dette gjør det mulig for henne å fortsette å registrere innbetalingsopplysningene normalt.
Finansiell rapportering av lønnsforpliktelser
Lønnsforpliktelser identifiserer beløpene selskapet skylder ulike myndigheter, ansatte og helseforsikringsselskaper. Bedrifter betaler lønnsforpliktelser innen kort tid, som kvalifiserer disse kontoene som kortsiktig gjeld. Revisor rapporterer gjeldende forpliktelser i balansen ved begynnelsen av gjeldsavsnittet.
