Som bedriftseier er det ditt ansvar å holde oversikt over økonomien og betale skatter til rett tid. Avhengig av dine preferanser kan du gjøre din egen regnskap, ansette en profesjonell eller utpeke noen i organisasjonen din for å håndtere denne jobben. Uansett hvilket alternativ du velger, ta deg tid til å gjøre deg kjent med de ulike regnskapssystemene der ute. Forsikre deg om at du har en klar forståelse av forskjellene mellom enkeltsystemer og dobbeltsystemer i tillegg til manuelle og elektroniske regnskapsprogrammer.
Hva er et regnskapssystem?
Det finnes ulike typer regnskapssystemer, og hver har særegne funksjoner. Men alle har en felles hensikt: å styre en virksomhets økonomiske aktiviteter, som omsetning, utgifter og forpliktelser. I denne digitale tidsalderen bruker de fleste regnskapsførere sofistikerte systemer med forsinkede betalingspåminnelser, avanserte rapporteringsfunksjoner, automatiserte data-sikkerhetskopier, skybaserte tjenester og mer.
Uten et regnskapssystem på plass, vil det være vanskelig å få bøkene dine klare til månedlig og årlig rapportering, holde oversikt over de daglige utgiftene og vurdere bedriftens økonomiske resultater. Manuelle beregninger er foreldet og utsatt for menneskelig feil. Datastyrt regnskapssystemer, derimot, er nøyaktige og gjør alt mye enklere. Du eller teamet ditt sparer tid og penger samtidig som du forhindrer dyre feil.
Disse programmene kan håndtere alle typer regnskapsinformasjon og generere detaljerte rapporter. Du kan bruke dem til å beregne lønn betalt til ansatte, registrere transaksjoner, kontrollere kredittomsetningsforhold og behandle data knyttet til salg, lønn, lager og andre viktige aspekter av virksomheten din. Noen regnskapssystemer er laget for små bedrifter og frilansere, mens andre appellerer til store bedrifter, offentlige etater eller bestemte næringer.
Typer regnskapsprogramvare
Å velge et regnskapssystem er avhengig av budsjett, preferanser og forretningsstørrelse. De fire hovedtyper av finansielle programvare systemer inkluderer:
- Enkelt inngangssystemer
- Dobbeltsystemer
- Manuelle regnskapssystemer
- Datastyrt regnskapssystem
Disse kan videre brytes ned i flere andre kategorier, for eksempel cloud accounting programvare, tilpasset regnskapsprogramvare, enterprise resource planning programvare, kommersiell off-the-shelf programvare og mer. De nyeste programmene har markedsførings- og salgsautomatisering, ubegrenset fakturaplanlegging, lønnemoduler og andre banebrytende funksjoner. Deres søknad i regnskap går utover å spore din daglige finansielle virksomhet.
Single-entry systemer er det mest grunnleggende alternativet. Som navnet antyder, registrerer de hver transaksjon med en enkelt oppføring i regnskapet. Denne metoden er enkel å bruke og krever ikke opplæring i regnskap. Det appellerer til små bedrifter med lavt aktivitetsvolum. Ulempen er at den er utsatt for feil og sporer ikke kundefordringer, forpliktelser, gjeld og mer.
De fleste typer finansielle programvare systemer i dag, inkludert de som er laget for små bedrifter, bruker dobbeltregistrering av bokføring. Dette betyr at hver transaksjon vil innebære minst to kontoer, noe som muliggjør mer nøyaktig rapportering og rettidig feilsøking.
Manuell vs datastyrt regnskapssystem
Begge typer regnskapssystemer er basert på de samme prinsippene. Manuell regnskap er imidlertid tidkrevende og innebærer mer papirarbeid. De som bruker den, må utarbeide regnskapsrapporter, beregne prøvebalanser, registrere transaksjoner i fysiske registre og så videre. Siden alt er gjort manuelt, er det en høyere risiko for menneskelig feil.
Datastyrte systemer, derimot, registrerer finansielle transaksjoner elektronisk og kan strømlinjeforme driften din. Brukere kan velge å vise data i forskjellige formater, lagre det i skyen og få tilgang til det på farten. Eksempler er FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero og ActivityHD.
Avhengig av din nisje, kan du også velge bransjespesifikke regnskapssystemer, for eksempel Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting eller Sage Fixed Assets. Mange programmer er spesialdesignet for helsevesenet, produksjonsbedrifter, ideelle organisasjoner og andre typer organisasjoner.
