Bedrifter i dag konverterer raskt fra et tradisjonelt papirarkiveringssystem til datamaskinbaserte filingsmetoder, kjent som elektroniske arkiveringssystemer. Formålet med et arkiveringssystem er å gi bekvemmelighet, fart og letthet ved å komme inn, få tilgang til og hente lagret informasjon. Flere forskjellige typer arkiveringssystemer eksisterer med ulike formål.
Disk Filing Systems
Mest brukte for datalagring, kan diskstasjoner være en vedlagt del av en datamaskin eller frittliggende og plugget inn for bruk på en hvilken som helst datamaskin. Programmer lagres på datamaskinens harddisk. CDer og DVDer er opprettet ved hjelp av data hentet fra diskstasjoner.
Flash filsystemer
Flash-filer er små, vanligvis bærbare elektroniske enheter som enkelt lagrer store mengder medielagring. Flash-filer kan brukes til å overføre data som dokumenter, bilder, videoer og musikk om noen sekunder. Minnepinner og minnekort er to populære eksempler på flashfiler.
Transaksjonssystem
Brukt hovedsakelig av banker, kobler transaksjonssystemet inn mange datamaskiner med ett program. Eventuelle endringer i dette arkiveringssystemet oppdateres automatisk på alle andre datamaskiner som er koblet til programmet. Et godt eksempel på et transaksjonsbasert arkiveringssystem er når du kjøper en vare i en butikk, og kredittkortet ditt aksepteres eller avvises, i henhold til din tilgjengelige saldo. Når du kjører kortet ditt gjennom dette systemet, er det i kommunikasjon med alle andre datamaskiner på samme transaksjonsoppdateringssystem, og derfor "vet" om kortet ditt vil dekke denne balansen. Når du foretar kjøpet, avtar automatisk kredittkortbalansen tilsvarende, og hele systemet oppdateres øyeblikkelig.
Network File System
Denne typen elektronisk arkiveringssystem gjør det mulig for datamaskiner på et nettverk å få tilgang til filer fra en administrators datamaskin. For eksempel kan en bedriftseier (administrator) ha filer på datamaskinen som hans klient må ha tilgang til. Administratoren kan angi tillatelser for å tillate denne klienten tilgang til nettverksarkiveringssystemet, og nå kan enten partiet gjøre endringer eller opprette tillegg til filer.
