Mål ditt mål når du sender en klage, eller når du ber om kundeservice. Vinn kundeservicebrevet kamp ved å mestre din egen frustrasjon og sette sammen en høflig, sammenhengende forespørsel om et middel. Skriv et kundeservicebrev for å få resultater ved å følge noen få enkle retningslinjer, veldig mye som tradisjonen blant avisreporterne.
Hvem?
Adresse brevet nøye. "Pass på at du sender den til … den som kan handle på det," sier Rosalie Maggio, forfatter av How To Say It.
Forskning riktig navn og adresse; ikke gjett eller antar. Adresse klagen din til "John Smith, direktør for kundeservice, ABC Gadget Corporation" med riktig gateadresse i stedet for bare "Customer Service Department."
Ring bedriftens kontor for informasjonen, søk på Internett-ressurser som Hoover's (ressurs nedenfor), eller prøv Better Business Bureau hvis du trenger mer hjelp.
Hva, hvor og når?
Bruk verdig språk i brevet. Identifiser produktet eller tjenesten som er temaet for klagen din. Angi detaljer som merke, modell, år, leveringsdato eller installasjonsdato.
"Når du beskriver problemet, vær spesifikk og til punktet. Bare ved at produktet ikke virket, gir det ikke tilstrekkelig informasjon. En detaljert oppsummering av klagen din vil hjelpe selskapet med å løse problemet ditt," forklarer The RocketLawyer-nettsiden, som gir kundens klagebrevsmaler.
"Jeg kjøpte et MagnaGadget-sett for tre uker siden, og begynte å oppleve problemer så snart jeg pakket ut det. Gadgetene ville ikke bli på racket eller på håndtaket," gir mye mer informasjon enn "Dine produkter stinker!" Gi selskapet verktøyene de trenger for å klage.
Hvordan?
Oppgi trinnene du har tatt så langt for å løse problemet. Forklar hva du har gjort og hva svar du har mottatt.
«Butikken der jeg kjøpte settet, henviste meg til din lokale kundeserviceavdeling her i Metro. George Allenby på kontoret sa at de ikke kunne hjelpe meg siden jeg kjøpte settet fra en rabattkontakt. Mitt kjøp var basert på ABCs rykte for pålitelige gadgets, og jeg er veldig skuffet i svaret så langt."
Gi en spesifikk og tilfredsstillende løsning på problemet. "Jeg tror ABC gjør et godt produkt. Dette er nok bare en liten feil for selskapet, men det er et stort problem for meg. Hvis ABC skulle erstatte det defekte MagnaGadget-settet, ville jeg være glad." Gi selskapet en måte å gjøre ting riktig, men vær rimelig.
Hvorfor?
Behandle mottakeren av brevet som du ønsker å bli behandlet: Verdighet og faste gode oppførsel gir deg et bedre resultat enn uhøflighet og støtende oppførsel. Følg dette rådet: "Husk å være taktfull, men fast. Hvis du føler at du har blitt forkastet, hold deg til våpenene dine og ikke bli fornøyd før problemet er blitt korrigert," stresset av Margaret McCarthy i Letter Writing Made Easy. Tjen respekten til brevets mottaker med en høflig og rimelig tilnærming, og du vil være mye mer sannsynlig å få problemet løst til din tilfredshet.
Mer Letter-Writing Informasjon
Klagerbrev for travle mennesker; John Bear og Maria Bear, 1999
Sjokkert, Appalled, og avskaffet: Hvordan skrive brev av klage som får resultater; Ellen Phillips, 1998
